Відомість з виробничих витрат упп. Універсальна відомість (звіт) з рауз (управлінський та регламентований облік)
Процес рослинництва включає підготовчий етап до посівної, посівної, догляду за посівами, збирання врожаю. Облік витрат продукції рослинництва протягом усього процесу здійснюється під контролем бухгалтерської служби залежно від виду робіт. Головне його завдання - відобразити рух сукупності продуктів, які є результатом обробітку, з моменту їх надходження, збору тощо, аж до сортування з продажем.
Формування первинної вихідної документації з витрат рослинницької продукції
Первинна документація являє собою вихідну інформацію і покликана забезпечити достовірність наступних відомостей про витрати культурних рослин, що обробляються. У її формуванні бере участь як бухгалтерська служба, а й технологи, керівники-производители. З їх допомогою досягається об'єктивність оцінки про необхідність тих чи інших витрат і якість робіт.
| Ключові статті обліку витрат культурних рослин, що обробляються | Початкова документація |
| Витрати праці, його оплачування | Стандартні шаблони:
|
| За рухом продукції |
|
| Витрата добрив |
|
| Витрати матеріальних цінностей без лімітування | Накладна № АПК-264 |
| Витрата паливно-мастильних матеріалів |
|
| Виведення готових рослинницьких продуктів |
|
Щодо вихідної документації щодо плати праці, то тут застосовується ряд варіантів її оформлення. Нерідко керівник виробничого об'єднання самостійно заповнює її, потім здає для перевірки нарахувань до бухгалтерської служби. В інших організаціях вихідна документація оформляється та здається як додаток до інших документів.
Ще один поширений варіант – передача бухгалтерії лише окремих вихідних даних. Таким чином, подібний облік рослинницьких продуктів є дійсним оперативним способом контролю виробничих витрат, виявлення безрезультативних витрат та вчасних заходів.
Стандартні контування для відображення витрат культурних рослин, що обробляються
Облік витрат, включаючи вихід рослинницьких товарів, відображається бухгалтерської службою з допомогою сч. 20 «Основне виробництво», субрах. 1 «Рослинництво». Також читайте статтю: → “ ». Вузлові операції, пов'язані з рухом продуктів рослинництва, відображаються стандартними контуваннями.
| Характеристика витрат на обробіток культурних рослин у звітному періоді | Застосовувані контування |
| Нарахування суми амортизації основних засобів | ДП 20-1, КТ 02 |
| Облік ціни матеріалів (добрив, посадкового матеріалу, хімікатів тощо) | ДП 20-1, КТ 10 |
| Облік ціни послуг підсобного виробництва (автотранспорту тощо) | ДП 20-1, КТ 23 |
| Облік загальновиробничих витрат | ДП 20-1, КТ 25 |
| Загальногосподарські витрати | ДП 20-1, КТ 26 |
| Про суму майбутніх витрат з рослинництва | ДП 20-1, КТ 97 |
| Послуги сторонніх організацій (постачальників, підрядників) | ДП 20-1, КТ 60 |
| Зарахування зарплати персоналу | ДП, 20-1, КТ 70 |
| Соціальні обчислення (страхування) | ДП 20-1, КТ 69 |
| Земельний податок | ДП 20-1, КТ 68 |
Отже, у узагальнюючому виробничому звіті протягом року відображаються:
- виробничі витрати за статтями, що розподілятимуть (ДП 20–1);
- вихід продуктів із планової собівартості (КТ 20–1). Після цього всі надходження з цього приводу фіксуються в журналі-ордері № 10.
Система аналітичного та синтетичного обліку витрат культурних рослин, що обробляються
Стрижневу частину інформаційної системи виробничого обліку становить налагодженість аналітичного та синтетичного обліку. Об'єктом аналітичного обліку з витрат рослинницьких продуктів є:
- види культур з однаковою технологією вирощування;
- бригади, інші виробничі об'єднання;
- роботи щодо незакінченого виробництва.
Підставою на формування синтетичного обліку вважаються особові рахунки. Цей вид включає обороти активного калькуляційного рах. 20-1 "Основне виробництво", субрах. «Рослинництво».
| Вид обліку | Облікова документація | Статті витрат |
| Аналітичний | Виробничий звіт (83-АПК) на рік за структурними одиницями, що включає: витрати (ДП 20-1), одержання рослинницьких продуктів (КТ 20-1), кредитні обороти (рах. 20-1); інформацію з виробничого звіту переносять до 10-АПК, ідентичну зведену документацію по підприємству | Оплачування праці, у тому числі сторонніх осіб, соціальні відрахування (у ФСЗ та зайнятості населення), матеріали, сировина (насіння, посадковий матеріал покупні та зі свого господарства), витрати грошові (податки, збори до бюджету, обчислення до позабюджетних фондів), інші (виробництво продуктів рослинництва), з організації та управління (бригадні, загальновиробничі, загальногосподарські витрати), робота, послуги (власного та стороннього господарства) |
| Синтетичний | Журнал-ордер 10-АПК, що містить: узагальнену інформацію щодо витрат, обороти рах. 20-1; відомості із 10-АПК заносять до Головної книги; за підсумками року залишок на рахунках випуску та реалізації з Головної книги переносять до бухгалтерської звітності | Узагальнює інформацію щодо витрат: виробництво культурних рослин (ДП 20, рахунок другого порядку 1), виведення продукції (КТ 20, рахунок другого порядку 1) |
Витрати накопичуються наростаючим підсумком протягом року. У виробничому звіті щомісяця окремо виводять підсумкові витрати з усіх об'єктів обліку загалом і з кожному їх окремо. Робиться це для того, щоб простіше було досягти обов'язкової відповідності міжщомісячним результатом аналітичних рахунків (витрати та виведення рослинницьких продуктів) та оборотами рах. 20-1 у формі 10-АПК, Головній книзі.
Приклад 1. Відображення операції із зарахування зарплати персоналу
Відрахування із заробітної плати працівникам господарства відображаються стандартними контуваннями: ДП 20, КТ 70 (для персоналу, зайнятого на вирощуванні культурних рослин, наприклад, пшениці), ДП 25, КТ 70 (витрати на загальногосподарський персонал), ДП 26, КТ 70 (витрати на загальновиробничий персонал).
Приклад 2. Відображення операції зарахування амортизації за основними засобами
Операція передбачає місячну величину зносу першорядних коштів, нематеріальних активів та відображає їх на рахунках виробничих витрат. Використовуються стандартні контування: ДП 20, КТ 02.1 (вирощування відповідної культури), ДП 25, КТ 02.1 (витрати загальновиробничі), ДП 26, КТ 02.1 (витрати загальногосподарські).
Приклад 3. Списання витрат по зниклим посівам при закритті рах. 20-1
До закриття рах. 20-1 ведеться підготовча робота, один з етапів якої включає перевірку списання витрат за частково або повністю зниклим посівам. Операції повинні відображатися стандартними контуваннями:
- ДП 80, КТ 20 (через стихійне лихо) - витрати відносять на збитки;
- ДП 25, КТ 20 (часткова загибель через порушення агротехніки) – відносять на загальногосподарські витрати;
- ДП 73, КТ 20 (через витоптування, знищення посівів худобою) – на винну особу.
Приклад 4. Списання різниці калькуляційної при закритті рах. 20-1
Закриття рахунку здійснюється наприкінці звітного року та передбачає попереднє закриття рах. 21, 25, 26.
Результат виробничого процесу залежить від витратних статей, бухгалтерія обробляє всю первинну документацію на формування собівартості продукції, забезпечує контроль та рух виробничих матеріальних цінностей у цехах, на складах. Основним синтетичним виробничим регістром є сч.20 «Основне производств».
Оборот документів за рахунком 20
Надходження витратних матеріалів у виробництво фіксується внутрішніми документами:
- Вимога на відпустку матеріальних цінностей;
- Накладні.
При нарахуванні заробітної плати виробничників складається розрахунково-платіжна відомість.
Розрахунок податків супроводжується звітними регістрами. Наприкінці виробничого циклу всі витрати виробництва зводиться у зведену відомість витрат, що показує докладне включення витрат у виробничий цикл.
Реєстри зведеної відомості за рахунком 20
Для повноти бухгалтерського обліку застосовуються оборотні відомості, де вказується початкове сальдо, обороти у період і кінцеве сальдо. Оборотная відомість за рахунком 20 вказує використання витратних статей у виробництві. Нижче наведемо приклад такої відомості.
ТОВ «Ромашка» виготовляє дитячі речі на продаж. Аналіз рахунку 20 відбивається в оборотно-сальдовій відомості:
З відомості бачимо, що у собівартість продукції входить сума витрат рівна 238 367,84 крб.
Важливо врахувати, що перелік статей витрат необхідно закріпити в обліковій політиці підприємства, щоб усі бухгалтери знали розподіл витрат за статтями витрат та формували їх правильно.
Для детального аналітичного аналізу можна використовувати розгорнуту відомість обліку витрат на виробництві, де показаний виробничий процес за датами з кореспондуючими рахунками.
Ставлення між рахунками є синтетичним аналізом, де показані які рахунки кореспондують зі сч.20. Даний аналіз складено за такими проводками:
- Дт20 Кт02 – нараховано амортизацію виробничого обладнання;
- Дт20 Кт10,71 - використані матеріальні цінності;
- Дт20 Кт60 – нараховано комунальні витрати;
- Дт20 Кт69 – нараховано страхові внески до ПФ, ФФОМС, ФСС;
- Дт20 Кт70 – нараховано заробітну плату виробничникам.
Наприкінці кожного місяця сч.20 закривається, кореспондуючи з сч.90 такою проводкою:
Дт90 Кт 20 - 244 567,99 руб. - Списані виробничі витрати.
Кінцеве сальдо рах. 20 після закриття місяця має бути нульовим, але при незавершеному виробництві кінцеве сальдо буде числовим.
Функції відомості виробничих витрат
Правильне розподілення витрат дозволяє:
- Достовірне відображення виробничих витрат;
- Обчислення фактичної собівартості продукції;
- Аналіз оптимального використання матеріальних цінностей;
- визначення реальної ціни на продукцію;
- За аналізом приймати рішення виробничого та управлінського характеру.
Дебетове сальдо сч.20 відбиває прямі витрати на продукцію, що випускається, допоміжні і непрямі витрати, втрати від шлюбу. Він кореспондує із рах. 23, 25, 26, 28.
Кредитове сальдо сч.20 відбиває фактичну собівартість виробничого процесу продукції. Списуються суми з сч.20 Дт сч. 40,43,90.
Головним критерієм бухгалтерського та господарсько-управлінського обліку є виробничі витрати на продукцію, що випускається.
Таблиця №1
| Стаття витрат | Перерахунок незавершеного виробництва | Витрати | Списано | Залишок кінцевий | |||||
| за нормами поточного місяця | щодо змін норм | за нормами | щодо відхилень від норм | на шлюб | На випуск | ||||
| за нормами | щодо змін норм | щодо відхилення від норм | |||||||
| 1. Сировина та матеріали | |||||||||
| 2. Поворотні відходи | |||||||||
| 7. Цехові витрати | |||||||||
| 9. Втрати від шлюбу | |||||||||
| РАЗОМ |
3) скласти відомість розрахунку зміни норм у незавершеному виробництві окремо за виробом «А» та за виробом «Б» - таблиця 2
Відомість розрахунку змін норм у незавершеному виробництві на початок місяця за виробом
Таблиця №2
| Стаття витрат | Незавершене провадження за нормами минулого місяця | Собівартість одного виробу «А» | Індекс зміни норм, % | Незавершене виробництво після перерахунку | ||
| до зміни норм | після зміни норм | за нормами поточного місяця | щодо змін норм | |||
| 1. Сировина та матеріали | ||||||
| 2. Поворотні відходи | ||||||
| 3. Основна зарплата виробничих робітників | ||||||
| 4. Додаткова зарплатня виробничих робітників | ||||||
| 5. Відрахування до позабюджетних фондів | ||||||
| 6. Витрати на утримання та експлуатацію обладнання | ||||||
| 7. Цехові витрати | ||||||
| 8. Загальногосподарські витрати | ||||||
| РАЗОМ |
4) скласти відомість розподілу витрат з організації виробництва та управління таблиця 3.
Відомість розподілу витрат з організації виробництва та управління
Таблиця №3
6) Здійснити оцінку випущеної продукції з нормативної собівартості у відомості розрахунку нормативної собівартості випуску продукції таблиця 4. Дані цього розрахунку застосовуються заповнення відомості обліку витрат.
Відомість розрахунку нормативної собівартості випуску продукції
Таблиця 4.
| Стаття витрат | Виріб «А» | Виріб «Б» | ||
| на одиницю | на випуск _____шт. | на одиницю | на випуск _____шт. | |
| 1. Сировина та матеріали | ||||
| 2. Поворотні відходи | ||||
| 3. Основна зарплата виробничих робітників | ||||
| 4. Додаткова зарплатня виробничих робітників | ||||
| 5. Відрахування до позабюджетних фондів | ||||
| 6. Витрати на утримання та експлуатацію обладнання | ||||
| 7. Цехові витрати | ||||
| 7. Загальногосподарські витрати | ||||
| РАЗОМ |
7) Заповнити звітні калькуляції окремо за виробом «А» та за виробом «Б» - таблиця 5 на підставі нормативної калькуляції та відомості обліку витрат на провадження.
Звітна калькуляція на виріб «А» та «Б»
Таблиця 5
| Стаття витрат | Фактично | Разом | ||
| за нормами | щодо змін норм | щодо відхилень від норм | ||
| 1. Сировина та матеріали | ||||
| 2. Поворотні відходи | ||||
| 3. Основна зарплата виробничих робітників | ||||
| 4. Додаткова зарплатня виробничих робітників | ||||
| 5. Відрахування до позабюджетних фондів | ||||
| 6. Витрати на утримання та експлуатацію обладнання | ||||
| 7. Цехові витрати | ||||
| 8. Загальногосподарські витрати | ||||
| 9. Втрати від шлюбу | ||||
| Виробнича собівартість | ||||
| 10. Витрати продаж | ||||
| ПОВНА СЕБЕВАРТІСТЬ |
Дані для виконання
1. Нормативна калькуляція, руб.
| Стаття витрат | Виріб «А» | Виріб «Б» | ||
| за нормами минулого місяця | за нормами поточного місяця | за нормами минулого місяця | за нормами поточного місяця | |
| 1. Сировина та матеріали | 1 200 | |||
| 2. Поворотні відходи | ||||
| 3. Основна зарплата виробничих робітників | ||||
| 4. Додаткова зарплатня виробничих робітників | ||||
| 5. Відрахування до позабюджетних фондів (34%) | ? | ? | ? | ? |
| 6. Витрати на утримання та експлуатацію обладнання | ||||
| 7. Цехові витрати | ||||
| 8. Загальногосподарські витрати | ||||
| РАЗОМ | ? | ? | ? | ? |
2. Залишки незавершеного виробництва початку місяця, тис. крб.
6) Витяг з відомостей розподілу матеріалів та заробітної плати руб.
4. Витрати з організації виробництва та управління, руб.
5. Випущено із виробництва виробів «А» – 400 штук, виробів «Б» – 350 штук.
«Стандарт-кіст»
Компанія використовує систему «Стандарт-кіст»у своєму підрозділі з виробництва виробів зі скла. Нормативні витратина виробництво одного виробу такі:
Прямі матеріали 60 кг*1 у.о. = 60 у.о.
Прямі трудовитрати 3:00 * 10 у.о. = 30 у.о.
ОПР 3 години * 8 у.о. = 24 у.о.
Разом нормативні витрати = 114 у.о.
Заплановані ОПР пров. становлять 3 у.о. на 1 год прямих трудовитрат і ГПР пост. рівні 27000 у.о. Нормативна ціна одного виробу 145 у.о.
Протягом січня підрозділ виготовив 1650 виробів за нормальної потужності виробництва 1800 таких виробів, реалізовано 1500 виробів (планований обсяг продажів 1600 виробів).
Фактичні витратина один виріб склали:
Прямі матеріали 58кг * 1,1 у.о. = 63,8 у.о.
Прямі трудовитрати 3,1 години * 10 у.о. = 31 у.о.
ОПР 39930 у.о. / 1650 виробів = 24,2 у.о.
Разом фактичні витрати = 119 у.о.
Фактичні ОПР пост. склали 23000 у.о. Фактична ціна одного виробу 160 у.о. Визначити:
1) відхилення за прямими матеріальними витратами та його складові.
2) відхилення за прямими трудовитратами та його складові.
3) відхилення по ОПР та його складові: 1) відхилення за обсягом та контрольоване відхилення; 2) відхилення по ОПР пост. та його складові; відхилення по ОПР пров. та його складові);
4) відхилення за виручкою та її складові.
При використанні конфігурацій "Комплексна автоматизація" 1.1 та "Управління виробничим підприємством" 1.3 у режимі розширеної аналітики обліку витрат (РАУЗ) реальний облік по ряду ділянок (матеріально-виробничі запаси на складах, матеріали в експлуатації, витрати та ін.) ведеться у спеціальних регістрах - Облік витрат і облік витрат Регл (для регламентованого обліку).
Для відображення даних із цих регістрів розробником технології створено типові звіти - "Відомість з обліку МПЗ" та "Відомість з обліку витрат". Деталізація регістру РАУЗ для регламентованого обліку зазвичай більш докладна, ніж можуть дати звіти з бухгалтерського регістру (оборотно-сальдові відомості тощо), тому вищезазначені звіти з РАУЗ у ряді випадків використовувати краще. А для управлінського обліку ці звіти – взагалі єдиний спосіб подивитися якісь дані.
За допомогою цих звітів зручно як отримувати аналітичні дані верхнього рівня, так і вести технічний аудит та контрольні заходи, що дозволяють виявити та виправити помилки користувачів.
У той же час, на думку автора, інтерфейс налаштування цих звітів вкрай незручний для кінцевого користувача, поведінка та автоматичне збереження налаштувань неочевидне, приватні розшифровки (відкриваються по клацанню миші) працюють тільки по вибраній колонці, а також не мають кнопки "Оновити".
Певною мірою це властиво всім звітам, які зроблені на "движку", що прийшов спочатку із ЗУП 2.5 (з правою панеллю швидких налаштувань), але вищезгадані відзначилися особливо (ІМХО).
Крім того, у ряді випадків спостерігається неправильний розрахунок проміжних підсумків та кінцевого залишку при розшифровці за реєстратором.
Для усунення зазначених недоліків та отримання зручного аналітичного та технічного інструменту автором розроблено універсальні відомості - з управлінського та регламентованого обліку. За основу взято простий у використанні "Універсальний звіт метаданих".
Звіти підтримують типовий механізм зберігання налаштувань (через довідник Збережені Налаштування), чутливі до всіх властивостей та категорій задіяних об'єктів, а також мають заспокійливий зелений колір, що є дуже важливим для впроваджувачів та користувачів, що працюють з РАУЗ. Автор вважає, що проблему з некоректними розшифровками залишків щодо реєстратора вдалося вирішити, хоча час покаже. Будь ласка, повідомте, якщо знайдете.
Окрім вже згаданих "Відомості з обліку МПЗ" та "Відомості з обліку витрат", запропоновані звіти можуть якоюсь мірою замінити та доповнити звіти "Відомість з обліку вартості матеріалів в експлуатації", "Відомість за матеріалами в експлуатації", "Випуск продукції та послуг".
Позамовна система обліку витрат є так званою класикою будь-якого економіста. Тим не менш, коли стоять практичні завдання застосування позамовної системи, виникає безліч питань: як задокументувати витрати ? Доякі первинні документи використовувати? Дояк віднести окремі витрати на конкретні замовлення? Дояк сформувати собівартість і скласти калькуляцію? Відповіді на ці та інші питання виробничого управлінського обліку наведено нижче.
Особливості застосування
Собівартість продукції- це виражені у грошовій формі витрати на її виробництво та реалізацію. При позамовному методі обліку витрат об'єктом обліку та калькулювання є окреме виробниче замовлення, яке відкривається на заздалегідь певну кількість виробів, дрібну серію однакових виробів, експериментальну продукцію. При виготовленні великих виробів із тривалим процесом виробництва замовлення відкривають не так на виріб загалом, але в окремі вузли, агрегати, які становлять окремі конструктивні одиниці.
До моменту повного виготовлення продукції та завершення робіт на замовлення всі витрати, що відносяться до нього, вважаються незавершеним виробництвом. Всі прямі витрати враховуються в розрізі встановлених статей калькуляції за окремими виробничими замовленнями, інші витрати враховуються за місцями їх виникнення та включаються до собівартості окремих замовлень у відповідність до встановленої бази розподілу.Фактична собівартість виробів, що виготовляються на замовлення, визначається після виконання.
Розглянемо застосування позамовної системи з прикладу машинобудівного підприємства.
Відкриття замовлення
В умовах застосування позамовної системи обліку витрат та формування собівартості продукції на машинобудівному підприємстві функція з відкриття замовлень лежить або на планово-диспетчерській службі (ПДС), або на планово-економічному відділі (ПЕО) залежно від організаційної структури, посадових обов'язків та чисельності персоналу вказаних підрозділах.
Оскільки диспетчеризацію виробничих процесів, дотримання термінів виконання робіт контролює, як правило, саме диспетчерська служба, доцільно функцію з відкриття замовлень покласти на ПДС. І перший документ, який має з'явитися в умовах застосування позамовної системи, це Журнал реєстрації замовлень.
Але нині доцільно використовувати не журнал, а спеціалізоване програмне забезпечення, що дозволить автоматизувати багато процесів при позамовному методі обліку витрат (розглянуто далі). Журнал реєстрації замовлень має виконувати функцію відкритого інформаційного довідника, яким користуються спеціалісти продажних та облікових служб, виробничники.
Призначення граф журналу реєстрації замовлень:
« Номер замовлення» - безпосередньо нумерація замовлень. Можна використовувати просту порядкову нумерацію або застосовувати в номері замовлення певний шифр, який нестиме закодовану інформацію та спрощуватиме роботу із замовленням.
« Дата відкриття замовлення» - Важлива для накопичення витрат. Саме з цієї дати на замовлення почнуть акумулюватись витрати.
« Конструкторська документація» — дається чітке визначення, яка саме продукція виготовлятиметься на замовлення. Якщо підприємство виготовляє однотипну продукцію, наприклад, технологічне оснащення, тоді саме за конструкторською документацією можна відрізнити продукцію в обліку.
У графе 5 вказується кількість продукції, що виготовляється, оскільки немає сенсу кожну одиницю продукції відкривати окреме замовлення, якщо продукція однотипна.
У графах 6 - 9 повинна бути представлена інформація про замовника продукції, договірні умови, оскільки застосування позамовної системи обумовлено індивідуальним виробництвом.
« Тип замовлення» - В умовах застосування позамовної системи, особливо при автоматизації обліку, виділяють певні особливості замовлень. Приклади типів замовлення - обладнання (тобто особливо великі замовлення), запчастини (характеризуються відносно невисокою вартістю одиниці, виготовляється певна партія), виготовлення деталей з матеріалу замовника (підприємство не несе матеріальних витрат, тільки трудові витрати та нарахування), сервісне обслуговування/гарантійний ремонт та т.п.
У особливо великих виробництвах замовлення відкривають не так на виріб загалом, але в окремі вузли, агрегати, складові. Тоді доцільно ввести до Журналу реєстрації замовлень спеціальну графу — «Призначення агрегату», в якій вказуватиметься найменування замовлення (виробу) з точним конструкторським позначенням, складовою якого є поточне замовлення.
Графи 1-9 заповнюються виключно фахівцями ПДС у момент відкриття замовлення до безпосереднього початку робіт по ньому. Для отримання повної інформації в одному документі - Журналі реєстрації замовлень - до нього можуть бути включені додаткові графи, що відображають факт - дата фактичного закінчення робіт, фактична собівартість тощо. Але такі дані на підприємстві з'являються після завершення робіт на замовлення, тому вони заповнюються спеціалістом ПДЗ за даними ПЕО, або такі дані автоматично оновлюються після формування економістом ПЕО калькуляційної відомості.
Картка на відкриття замовлення
Дані до журналу реєстрації замовлень повинні вноситись виключно на підставі Картки на відкриття замовлення, належним чином завізованої.
Графа фактичної собівартості заповнюється після остаточного підрахунку собівартості.
До картки замовлення фахівцями підприємства можуть бути внесені й інші графи, що відображають як необхідну для обліку та контролю інформацію, так і актуальні виробники дані.
Окремим фахівцям здасться зайвим бюрократизмом ведення та картки на відкриття замовлення та журналу реєстрації замовлень. Але в даному випадку кожен документ несе своє смислове навантаження: Журнал - це узагальнюючий, зведений документ, який виконує функцію довідника замовлень, а картка замовлення необхідна для розуміння та одночасно взяття на себе відповідальності посадовими особами, відповідальними за дотримання термінів виготовлення продукції, за витрачання матеріальних ресурсів за своєчасне забезпечення підприємства необхідними ресурсами, за дотримання зобов'язань підприємства перед клієнтами.
Після того, як замовлення відкрито, спеціаліст ПДС повідомляє про це відповідні виробничі цехи та служби шляхом надання копії такої картки або спеціальної зведеної форми, якщо підприємство має велику кількість виробничих замовлень від покупців, які перебувають у одночасному запуску. Замовлення встановлюється у план виробництва, а дотримання термінів виконання робіт контролюється тієї ж ПДС і водночас начальником відділу збуту.
Досить часто позамовна система обліку витрат і формування собівартості використовується як для роботи з клієнтами, виготовлення продукції на замовлення покупця, а й у допоміжних цехах і ділянках, якщо допоміжне виробництво займається виготовленням інструменту, пристосувань, технологічної оснастки, запасних частин. Методика обліку, документування витрат практично не відрізняється, тільки в цьому випадку не залучається до облікової системи відділу збуту, а в ролі замовника на конкретне замовлення виступають цехи основного виробництва, для яких виготовляються оснащення або інструмент. Замовниками можуть бути і ремонтні служби, якщо на замовлення виготовляються запчастини для ремонту обладнання підприємства.
Облік у цеху трудовитрат
Після відкриття замовлення вся первинна, технологічна та облікова документація повинна складатися із обов'язковим зазначенням номера замовлення. Як правило, документування трудовитрат на виробничих підприємствах здійснюється за допомогою нарядів, рапортів виробітку бригади, змінних завдань (приклад змінного завдання див. далі).
У бланку змінного завдання при позамовній системі повинні обов'язково бути присутніми графи:
2 — номер замовлення, на якому акумулюватимуться трудовитрати;
3 і 4 - технічна документація, за якою виготовляється деталь;
5 і 6 - технологічна операція, доручена робітнику, трудовитрати за якою мають безпосереднє відношення до замовлення та одночасно регламентовані технічною документацією на замовлену клієнтом продукцію;
7 - Кількість деталей, що виготовляються робітником. Дана кількість задається майстром, який, у свою чергу, володіє точною інформацією про кількість деталей, яка повинна бути виготовлена за цим замовленням;
Зверніть увагу!
У ситуації, коли одна й та сама деталь затребувана за декількома замовленнями, завдання робітнику має бути видане в розрізі всіх замовлень, тобто кожне замовлення з тією самою деталлю буде записано на окремих рядках. Це необхідно для обліку трудовитрат у розрізі кожного замовлення.
8 і 9 - Без граф про норму часу можна обійтися з метою спрощення паперової роботи в цехах. Але в такому випадку робітник повинен іншим чином дізнатися про норми часу та відрядну розцінку, наприклад, безпосередньо з технічної документації. Включення цих граф до змінного завдання носить наочніший характер, а комбінації з графою 14 (фактичний час) значно спрощує роботу нормувальника, економіста при аналізі виконання норм та відрядних розцінок, що, у свою чергу, впливає на загальну політику у сфері відрядної оплати праці та преміювання;
10 — фактично зроблену кількість необхідна, оскільки за великих обсягів роботи робітник може за зміну не встигнути виконати операцію з усіх деталей. У цьому випадку зарплата виплачується за фактичний виконаний обсяг робіт, відповідно ці ж витрати відносяться на замовлення;
11 - Як правило, деталі проходять контроль відділом технічного контролю (ВТК). Часто у графі змінного завдання ставиться штамп ВТК, закріплений за певним працівником цієї служби, що означає, що виготовлена деталь повністю відповідає конструкторській документації;
12 і 13 — якщо на підприємстві не застосовується відрядна оплата праці, такі графи в змінному завданні не потрібні. Ці графи є важливими для бухгалтера розрахункового відділу, який нараховує зарплату, а також для економіста, який веде облік трудовитрат на замовлення.
Якщо змінні завдання оформляються майстром не вручну, а з допомогою інформаційної системи, виходячи з плану робіт, яким володіє майстер, графи 1-9 і 12 у змінному завданні формуються автоматично.
Змінне завдання в обов'язковому порядку візується самим робітником, який виконав роботу, оскільки він несе відповідальність за якість виготовлених деталей та правильність зазначення їх кількості, за яку йому буде нараховано відрядну зарплату. Також змінне завдання візується майстром, який його виписав та проконтролював виконання робіт.
За встановлений звітний період — щозмінно, щодня, щотижня — майстер чи начальник цеху збирає такі змінні завдання до реєстру, зшиває їх та передає на обробку до ПЕО, далі документи надходять до розрахункового відділу.
Економіст, який прийняв змінні завдання, належно пошиті та оформлені до реєстру, несе відповідальність за їх збереження, оскільки вони є первинними документами з обліку трудовитрат як у розрізі замовлень, що важливо для визначення фактичної ціни за договорами з покупцями, так і в частині нарахування робітникам заробітної плати. плати, котрий іноді необхідних утримань із неї (шлюб, позбавлення премії тощо. п.).
Облік трудовитрат у ПЕО
Економіст ПЕО обробляє отримані змінні завдання, виконує аналітичний облік трудовитрат у розрізі замовлень. Таким чином, в інформаційній системі формується Карта аналітичного обліку трудовитрат. Далі подано різні варіанти її виконання.
В інформаційній системі при обробці змінних завдань економічній службі важливо забезпечити облік трудовитрат у розрізі замовлень, деталей та цехів-виконавців. І ще один важливий аспект: має бути можливість отримати картку обліку трудовитрат на будь-який час від дати відкриття замовлення до дати його закриття.
Облік матеріаліву цеху
Якщо склад виробу заздалегідь визначений і на підприємстві існують планові працівники (наприклад, ПЕО, ПДС), при великих обсягах руху ТМЦ, коли необхідний жорсткий контроль, а в запуску одночасно знаходиться велика кількість замовлень, при виписці з централізованого складу до комор цехів покупних комплектуючих доцільно застосування лімітно-забірних карток. Виписуються такі карти економістом ПЕО на підставі наявних специфікацій щодо відповідного виробу. При цьому економіст відповідає за інформацію у графах 1-5. Графи 6-12 відображають фактичні дані та заповнюються комірником складу при відпустці ТМЦ.
Лімітно-забірна карта отримання комплектуючих виписується весь обсяг запущених у виробництво одиниць продукції. Кількість ТМЦ лімітується графами 4 та 5; більше, ніж зафіксовано у графі 5, матеріально-відповідальна особа складу не має права видати на ділянку на вказане замовлення. Підпис комірника, який здійснює видачу ТМЦ, проставляється у графі 13 за відповідною позицією ТМЦ.
Якщо зі складу було отримано більше ТМЦ, ніж це потрібно для виготовлення продукції на замовлення, а також у разі зміни у складі/конструкції виробу, застосовується зворотний бік лімітно-огорожі. Таким чином відображається рух матеріальних цінностей на замовлення.
Лімітно-огорожі виписуються щомісяця економістом ПЕО. Після закінчення місяця лімітно-забірні картки вилучаються, матеріальні витрати на замовлення підсумовуються, а на новий звітний період виписується картка вже на брак ТМЦ, тобто формується незавершене виробництво.
Облік металу
Виробничі підприємства машино- та приладобудування, на яких у ході технологічних процесів з металу виготовляються заготівлі, а згодом і деталі, потребують прозорого обліку витрати металу, оскільки в цій сфері завжди велика спокуса зловживань. Оптимальним рішенням буде впровадження в облік спеціального програмного забезпечення, що дозволяє вести облік витрати металу на замовлення за подвійним документом — накладною на різання металу.
У накладній на різання металу обов'язково повинні бути присутні графи призначення металу (посилання на замовлення, графи 2 і 3) — як правило, це найменування деталі та децимальний номер креслення згідно з конструкторською документацією.
Інформація у рядку «Норматив» береться з технічної документації, в накладній вона необхідна для обліку та контролю металу, що фактично відпускається. За спеціальними технологічними формулами згідно з заданими розмірами (графи 6-9), вираховується нормативна витрата металу в кг (як правило, метал відпускається за вагою), а в рядок «Факт» проставляється фактична вага відпущеного металу з урахуванням припусків на різання. Коли заготовки вирізаються з листового металу, часто витрата металу більша, ніж за нормою, оскільки утворюються додаткові відходи, тому доцільно в документі на різання відвести місце для ескізу (графа 15), завдяки чому можна обґрунтувати відхилення від планової ваги.
Графи 12-14 для нормативу не заповнюються.
Така накладна на різання металу може використовуватися для будь-якого виду металу — коло, лист, труба, швелер тощо. Головне — правильно за допомогою технологів опрацювати розрахунок ваги металу у графах 5-9.
Накладна на різання металу з метою контролю та покладання відповідальності за витрачені матеріальні ресурси може візуватися економістом, зав.складом, технологом, аж до директора, якщо це необхідно і якщо сума витрат перевищує заздалегідь визначений ліміт.
Закриття замовлення
Коли роботи на замовлення завершено, продукція виготовлена, замовлення закривається. Диспетчерська чи виробнича служба підприємства повідомляє про це всі виробничі цехи. З цього моменту відпуск матеріалів на замовлення та виконання робіт на замовлення заборонено.
Посадова особа, яка проставляє свою візу в цьому документі, підтверджує, що із зазначеної дати матеріали на дане замовлення не виписуватимуться, а в роботу робітникам не видаватиметься виробниче завдання, пов'язане із замовленням.
Повідомлення про закриття замовлення, що надійшло від ПДС, економіст ПЕО фіксує в Журналі обліку випуску готової продукції (графи 1-8; приклад запису див. далі). З цього моменту понесені на замовлення витрати припиняють вважатися незавершеним виробництвом та переходять у ранг готової продукції.
Графа 8 заповнюється у разі, якщо планова вартість була попередньо розрахована та затверджена, а також у разі, якщо ціна на продукцію була зазначена у договорі, підписаному з покупцем. Можуть бути дві графи — планова ціна та договірна, якщо на підприємстві вони відрізняються, оскільки в договорі підприємство може вказати додаткову націнку, виходячи з ринкової кон'юнктури.
Графи 9 та 10 заповнюються економістом вже після розрахунку ціни та затвердження фактичної вартості замовлення.
Комплектувальні відомості
Після реєстрації повідомлення, що надійшло, в Журналі економіст приступає безпосередньо до розрахунку собівартості.
По перше, економіст повинен переконатися, що витрати, що стосуються замовлення, на цьому замовленні вже відображено, тобто на замовлення накопичено витрати лімітно-забірних карток, накладних на порізку металу, змінних завдань.
Другий етап - це свїдіннята аналіз витрат. Тут можливий «лінивий варіант», якщо відповідно до прийнятої в компанії облікової політики щодо формування собівартості всі витрати, накопичені на замовлення, мають до нього безпосереднє відношення та перебувають у межах норм. Другий варіант скрупульозніший і вимагає проведення економістом порівняльного аналізу за комплектувальними відомостями. За належного програмного забезпечення такі відомості легко формуються автоматично.
До такої комплектувальної відомості повинні потрапити деталі власного виготовлення. Економіст аналізує, чи є відхилення за кількістю деталей, відхилення за вагою металу в заготовках, при необхідності піднімає первинний документ — накладну на різання металу. Графи 11 та 12 заповнюються тільки для фактичних даних.
Для перевірки кількості покупних комплектуючих та матеріалів рекомендується використовувати іншу форму комплектувальної відомості – за покупними ТМЦ. Якщо в компанії суворо організована видача матеріалів за лімітно-забірними картами, то таку відомість можна не використовувати, а матеріальні витрати брати фактичні, сформовані на замовлення за допомогою лімітно-забірних карток.
Якщо мають місце відхилення, вони повинні відображатися в графах 8 і 9. Економіст виявляє причину відхилень — неправильно закладено план по комплектуючих, комплектуючі помилково виписані не на те замовлення, були внесені зміни до конструкції виробу, але це не відображено в конструкторській документації, неякісні первісні матеріали; махінації матеріально-відповідальних осіб. За результатами розслідування економіст повинен або залишити такі витрати на замовлення, або не включати ці витрати до собівартості та вжити відповідних заходів.
Дві комплектувальні відомості - за деталями власного виробництва та покупними ТМЦ - відображають матеріальні витрати на замовлення.Вони підшиваються під калькуляційну відомість. Далі економісту необхідно сформувати Подетальну відомість фактичних трудовитрат, де будуть відображені операції, фактично виконані робітниками згідно з технологічним процесом та виписаним майстром змінним завданням на роботи на замовлення. Зазначена відомість також має бути підшита під калькуляційну відомість.
При необхідності до документа можна додати графу «Відхилення витраченого часу». Якщо у графі буде зазначено високе значення, необхідно порушити питання щодо перегляду норм та відрядних розцінок.
У рядку 6 відображаються операції, які відносяться не до конкретної деталі, а до збирання деталей та покупних комплектуючих між собою. Залежно від специфіки підприємства, поділу сфери відповідальності економіста та нормувальника в умовах відрядної оплати праці графи 6 та 7 можна і не включати до такої відомості — економіст може брати суму зарплати на замовлення. Але часто фактично відпрацьований час необхідний розподілу загальновиробничих і накладних витрат, якщо основу розподілу для підприємства прийнято відпрацьований основними виробничими робочими час.
За своєю суттю Подетальна відомість фактичних трудовитрат перегукується (деякі фахівці вважають, що навіть дублює) з даними карток аналітичного обліку трудовитрат. Принципова відмінність цих документів у тому, що карти — це накопичувальний документ, який більше призначений для бухгалтера з виробництва для оцінки НЗП. За даними картки можна визначити, які трудовитрати накопичені в будь-який момент часу, наприклад, через тиждень або два місяці після відкриття замовлення, за виконаними операціями визначити міру готовності виробу. Подетальна відомість фактичних трудовитрат формується тільки в дату обчислення замовлення та відображає трудовитрати, які економіст включить у собівартість продукції.
Економіст щодо і подетальной відомості фактичних трудовитрат може виявити, що, наприклад, заповнені в повному обсязі фактичні дані. Причини можуть бути різними: майстром при оформленні змінних завдань було допущено помилку та трудовитрати, фактичні понесені, віднесені на інше замовлення; операція насправді не виконувалася, тобто роботи на замовлення не закінчені, продукція насправді не готова, отже, формувати собівартість ще зарано; можливо, неправильно закладено план, і насправді це зайва операція, продукцію можна виготовити без зайвих трудовитрат. Можливо, і протилежна ситуація — факт занадто великий, багато зайвих операцій, витрачено багато часу. У цьому випадку також необхідно виявляти та усувати причини.
Розрахунок собівартості
Дані комплектувальних та подетальних відомостей вносяться до Калькуляційної відомості.
Таким чином, за допомогою всіх вищевказаних як первинних, так і зведених, аналітичних документів легко задокументувати, відобразити в обліку, проаналізувати прямі витрати за кожним замовленням. Непрямі витрати, як правило, відносяться на замовлення відповідно до прийнятої на підприємстві або в галузі бази розподілу, часто — пропорційно до прямої заробітної плати основних виробничих робітників (графа 2.2 калькуляційної відомості).
Резюме
Для прийняття оптимальних управлінських та фінансових рішень топ-менеджменту підприємств необхідно володіти інформацією про виробничі витрати, на основі якої можна перевіряти якісні показники роботи, встановлювати коректні договірні ціни, регулювати та контролювати витрати, планувати рівень рентабельності. Застосування позамовної системи обліку витрат та формування собівартості дозволяє:
- скрупульозно задокументувати прямі витрати як матеріальні, так і трудові;
- контролювати витяг матеріалів із централізованого складу;
- належним чином забезпечити одночасно і нарахування відрядної зарплати робітникам, та відображення зазначеної зарплати на кожному окремому замовленні;
- аналізувати як собівартість замовлення, а й норми витрати ТМЦ, норми часу завдяки різноманітності зведених, аналітичних і оборотних форм.
Комплект документації з формування ціни включає не просто калькуляційну відомість з підсумковими цифрами, а доповнюється комплектувальними відомостями по ТМЦ, подетальною відомістю трудовитрат, що дає чітке уявлення про всі понесені витрати. А фахівці ПЕО з метою мінімізації рівня незавершеного виробництва можуть проводити щомісячний моніторинг готовності кожного замовлення, відстежувати своєчасність дотримання договірних умов.
