Як правильно написати листа про зміну реквізитів. Зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів

Повідомлення про те, що платіжні дані установи змінилися, відноситься до важливих юридичних документів (ст. 165.1 ЦК України). Проте уніфікований зразок листа про зміну реквізитів організації у законодавстві не передбачено. Документ складають у довільному вигляді. Але при складанні повідомлення слід враховувати деякі правила. Про ці правила розповімо у статті докладніше.

Коли потрібно повідомити про зміну банківських даних

При укладанні будь-якого договору, незалежно від його змісту, компанії зобов'язані вказувати свої дані: повне найменування, юридичну та фактичну адреси, реєстраційні відомості (ІПН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для здійснення розрахунків ще й платіжні дані (найменування банку, номери розрахункового та особового рахунків, БІК та коррахунок).

У яких випадках складається зразок інформаційного листа про зміну реквізитів:

1. Якщо в цю інформацію закралася помилка, наприклад, друкарська помилка в номері розрахункового рахунку або ІПН.
2. У період дії договору відбулися зміни реєстраційних даних підприємства.
3. Скориговано платіжну інформацію, наприклад, держустанова змінила кредитно-банківську компанію або банк змінив свою назву.

Повідомте контрагентів, бізнес-партнерів та клієнтів про ці зміни.

Складаємо лист правильно

Готуємо актуальний зразок сповіщення про зміну банківських реквізитів організації. За підготовку такого листа мають відповідати юристи компанії чи працівник бухгалтерії, якщо юридичний відділ відсутній у штаті. Повідомлення складають у довільному вигляді, проте слід зазначати обов'язкові дані:

1. Найменування компанії-відправника, її адреса та телефон.
2. Аналогічні відомості про компанію-одержувача.
3. Інформація про місце та час складання документа.
4. Письмові роз'яснення ситуації, що склалася. Опишіть, чому платіжні реквізити підприємства були скориговані. Наприклад, причиною може бути укладання нового договору з банком, зміна кредитно-банківської компанії, зміна номера розрахункового рахунку (було вказано валютний чи спецрахунок).
5. Нові дані та дата, з якої вони починають діяти. Наприклад, якщо фірма перейшла обслуговування в нову кредитну організацію (або банк змінив своє найменування), то вкажіть нові реквізити.
6. Підписи відповідальної особи та керівника компанії, завірені печаткою (за наявності). Головний бухгалтер підписувати листа не зобов'язаний, проте наявність позначки головбуха підвищить довіру до інформації.

Бланк-зразок листа про зміну банківських реквізитів організації

Лист можна скласти від руки чи комп'ютері. Допустимо використовувати фірмовий бланк підприємства. Повідомлення передайте особисто або надішліть рекомендованим листом. Перед надсиланням зареєструйте документ у журналі вихідної документації.

Зразок інформаційного листа про зміну банківських реквізитів

Якщо запізнитися із повідомленням

Допустимо, платіжна інформація змінилася, а складений зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів організації не надіслали. Що буде в такій ситуації:

1. Кошти за договором з неправильною інформацією можуть бути заарештовані банком до уточнення. Термін уточнення від 5 днів та більше. Отже, установа не отримає сплати вчасно.
2. Гроші повернуться відправнику, а вина за прострочення заборгованості лежатиме на організації з невірними даними в угоді. Виставити неустойку чи штрафи у разі не можна.
3. Такі проблеми з розрахунками за договорами та контрактами негативно позначаються на діловому іміджі компанії загалом, отже, контрагенти можуть відмовитися від подальшого співробітництва.

Лист №1

Цим листом сповіщаю Вас, що з сьогоднішнього дня поштову та юридичну адресу ТОВ «Буд-Майстер» змінено.

Актуальна юридична адреса: (нові дані)

Актуальна поштова адреса: (нові дані)

З сьогодення прошу Вас у всіх документах вказувати нові дані компанії ТОВ «Буд-Майстер». Якщо раніше Ви оформили документи, вказавши попередні адреси, буду дуже вдячний, якщо Ви поставитеся з розумінням і виправите їх на наші актуальні дані.

До 05.05.2014 року на Вашу поштову адресу буде надіслано нову угоду для підписання.

З повагою,

Петро Іванов.

Лист №2

Шановний Вікторе Олександровичу,

ТОВ «Буд-Майстер» сповіщає Вас про зміну реквізитних даних в банку, що обслуговує нас.

Актуальний розрахунковий рахунок – (нові дані).

Прошу Вас з сьогоднішнього дня всі платежі робити за вказаним рахунком.

З повагою,

Петро Іванов

Лист №3

Шановний Вікторе Олександровичу,

Цим листом повідомляю Вас про зміну реквізитних даних нашої організації. З сьогоднішнього дня прошу здійснювати оплату за новим розрахунковим рахунком:

(Нові дані)

З повагою,

Реквізити організації включають відомості про адресу її місця знаходження, ОГРН, ІПН, КПП, дані про банківські рахунки та інші аналогічні відомості. Такі дані зазвичай наводяться в договорах, які укладаються з контрагентами. Саме на підставі зазначених відомостей господарські партнери компанії відображають дані про сторону правочину в первинних та інших документах. Наприклад, у платіжних дорученнях, рахунках-фактурах, товарних накладних. І вкрай важливо забезпечувати актуальність даних відомостей, тобто своєчасно інформувати контрагентів про зміну своїх реквізитів. Адже якщо, скажімо, організація змінила адресу, але не повідомила про це свого постачальника, у виставлених ним рахунках-фактурах будуть застарілі відомості про адресу покупця. А це стане перешкодою для податкового відрахування. Або, наприклад, організація, знаючи нестабільне становище свого банку, вирішила відкрити новий рахунок, але вчасно не заявила про зміни свого покупця. А він, у свою чергу, сплатив заборгованість за договором до проблемного банку. І провини покупця тут не буде, а заборгованість перед постачальником вважатиметься погашеною. І не важливо, що постачальник, наприклад, не зможе отримати гроші зі свого рахунку у банку-банкруті.

Своєчасне інформування контрагентів про зміну своїх реквізитів – справа особливої ​​ваги. Невипадково, у договорах часто передбачається обов'язок контрагента повідомляти у розумний термін протилежну сторону про зміну своїх реквізитів.

Інформаційний лист про зміну реквізитів: зразок

Як правило, реквізити організації містяться в картці клієнта, яку компанія надсилає на запит своїх контрагентів. Відповідно, і за зміни реквізитів можна направити оновлений варіант такої картки.

Але можна направити контрагентам і лист-повідомлення про зміну реквізитів. При необхідності факт надсилання такого листа можна підтвердити документально. Наприклад, шляхом надсилання відомостей рекомендованим листом з повідомленням про вручення або шляхом проставлення відмітки про отримання при врученні листа особисто.

Форму листа організація визначає самостійно. У ньому зазначаються відомості, що підлягають зміні, а також дата, з якою такі зміни підлягають застосуванню. Такий лист може бути адресовано як конкретному контрагенту (тоді у шапці вказується його найменування), і невизначеному числу осіб.

Наведемо для інформаційного листа про зміну банківських реквізитів організації зразок його заповнення.

Лист про зміну реквізитів– документ, що складається при зміні найменування організації, поштової чи юридичної адреси, банківських реквізитів, заміни директора тощо. Такий лист належить до офіційної ділової кореспонденції та активно застосовується у документообігу між компаніями.

Кому писати про зміну реквізитів

Це послання використовується для інформування партнерів/клієнтів/замовників/кредиторів, а також зацікавлених державних структур та контролюючих органів про зміни, що відбулися.

Важливе уточнення: сьогодні письмово повідомляти про зміну банківських реквізитів на територіальну податкову службу не треба, т.к. ця функція перейшла до банків.

ФАЙЛИ

Що стосується решти контрагентів підприємства, то стосовно них лист носить не добровільний, а обов'язковий характер, оскільки необхідність повідомлення про зміну реквізитів завжди відображена в письмових договірних відносинах між сторонами. Найголовніше - робити це своєчасно, навіть найкраще заздалегідь, щоб при практичній взаємодії не виникало неприємних казусів, на кшталт відправки важливих документів на колишню адресу або перерахування коштів на старі рахунки.

Хто складає лист про зміну реквізитів організації

Зазвичай складанням таких листів займається юрисконсульт або секретар організації, а також керівники та співробітники структурних підрозділів, які мають прямий зв'язок із контрагентами. Але незалежно від того, в чиї функції входить цей обов'язок, важливо, щоб співробітник мав уявлення про основні правила складання ділових листів.

Правила складання

Лист не має строгого, обов'язкового до застосування, уніфікованого зразка, тому написаний він може бути у вільній формі, з урахуванням потреб та завдань відправника. Щоправда, при цьому все ж таки слід дотримуватися деяких норм і стандартів.

1. На початку листа необхідно вказувати відправника та адресата, при цьому, якщо йдеться про адресат, слід вписувати не тільки найменування компанії, а й посаду конкретного співробітника.
2. Далі йде інформаційна частина послання. Тут треба довести до одержувача повідомлення про зміну реквізитів, вказати нові, а також викласти прохання пов'язані з змінами.

Тон листа має бути ввічливим, не надто сухим, але й у жодному разі не розв'язним. Необхідно дотримуватись ділового стилю і ретельно стежити за дотриманням правил російської мови, особливо в частині лексики, граматики та пунктуації.

Лист про зміну реквізитів може бути написаний як від руки, так і надрукований на комп'ютері, але в будь-якому випадку він повинен містити «живий» підпис керівника організації-відправника або іншої уповноваженої особи. Друк документі ставити необов'язково, т.к. З 2016 року юридичні особи мають право не ставити відбитки на паперовій документації.

Лист можна писати

• на звичайному стандартному листку формату А4
• чи фірмовому бланку організації.

Останній варіант краще, т.к. він надає документу солідності та свідчить про офіційний характер послання.

Лист може мати стільки екземплярів, скільки потрібно для сповіщення всіх зацікавлених сторін. Кожне надіслане послання потрібно реєструвати в журналі вихідної реєстрації, щоб на випадок виникнення розбіжностей з контрагентом у відправника були відомості про дату надсилання повідомлення.

Приклад складання листа про зміну реквізитів організації

Заповнення шапки листа

1. Вгорі послання спочатку вказується відправник, тобто вписується
   • повна назва організації (відповідно до реєстраційних паперів),
   • адресу та телефон для зв'язку.
2. Потім вносяться дані про одержувача:
   • його найменування
   • та конкретна особа, до якої безпосередньо відбувається звернення (посада, прізвище, ім'я та по батькові).
3. Після цього ставиться дата складання листа та його номер за внутрішнім документообігом.
4. Нижче посередині рядка пишеться назва документа.

Заповнення тіла листа про зміну реквізитів

1. Спочатку до одержувача доводиться сам факт зміни реквізитів і позначається, які саме дані зазнали змін. Тут же вписується дата, з якою колишні реквізити втратили значення.
2. Потім, слід вказати всі прохання, що є у відправника, стосовно минулих і майбутніх документів щодо даних, що змінилися.
3. Наприкінці листа потрібно обов'язково підписати, з розшифровкою підпису та зазначенням посади підписувача.

Як надіслати лист

Оскільки реквізити – найважливіша частина офіційної документації, то листи про всі зміни, пов'язані з ними, бажано надсилати в «натуральному» вигляді. Це дає можливість гарантовано доводити до відома контрагентів інформацію про нові реквізити, тим більше, якщо надсилати ці повідомлення рекомендованими листами з повідомленням про вручення.

У крайньому випадку можна поєднувати різні варіанти відправки: наприклад, електронне або факсове повідомлення поєднувати з відправленням через Пошту Росії. З одного боку, це дозволить максимально швидко повідомити партнерів про зміни, а з іншого забезпечить відправника доказами того, що відповідний лист був їм своєчасно надісланий та отриманий адресатом.

Коли фірма перестає скористатися послугами колишнього банку і відкриває рахунок у новому, вона повинна попередити контрагентів. Партнерам та клієнтам компанії надсилають листа про зміну банківських реквізитів організації, зразок такого листа скачуйте у додатку.

Увага! Ви знаходитесь на професійному сайті зі спеціалізованим юридичним контентом. Для читання статті може знадобитися реєстрація.

При укладанні договору обидві сторони правочину вказують відомості про себе, зокрема банківські дані. Це необхідно для безготівкових взаєморозрахунків із контрагентом. Також у договорі зазначають, у якому разі учасник угоди має направити повідомлення про зміну банківських реквізитів. Так, при зміні банку повідомлення про зміну реквізитів надсилають бізнес-партнерам та клієнтам компанії, а також до держорганів. Щоб правильно скласти документ, скористайтесь зразком листа про зміну банківських реквізитів організації.

Лист про зміну банківських реквізитів надсилають усім контрагентам компанії

Повідомлення про зміну банківських реквізитів належить до юридично значимих повідомлень. Щодо цього документа діють правила. Лист про зміну банківських реквізитів надсилають на адресу місця знаходження виконавчого органу контрагента. При надсиланні необхідно зберегти докази того, що компанія надіслала повідомлення. Якщо в компанії реєструють вихідну кореспонденцію, лист потрібно зареєструвати в журналі.

Інформаційний лист про зміну банківських реквізитів надсилають:

• бізнес-партнерам компанії,
• клієнтам,
• постачальникам,
• замовникам,
• іншим контрагентам підприємства.

Компанія в обов'язковому порядку повідомляє контрагентів про зміну реквізитів. Зокрема, цю інформацію потрібно направити до держорганів, для яких вона потрібна. Проте податкову про зміни повідомляє банк, а не сама компанія.

42 корисних документів для юриста компанії

Зразок листа про зміну реквізитів банку допоможе правильно скласти повідомлення

Підготовкою листа про зміну реквізитів банку займаються співробітники, які відповідають у компанії за відправлення юридично значимої кореспонденції. Зазвичай, такі документи оформляє юридичний відділ. Але такі обов'язки можуть довірити і діловодам компанії тощо. Щоб нічого не проґавити, можна використати зразок, як написати листа про зміну банківських реквізитів.

Вкажіть обов'язкові дані у повідомленні про зміну банківських реквізитів

Лист про зміну банківських реквізитів не має єдиної затвердженої форми. Документ складають у вільній формі. Тим не менш, є відомості, які обов'язково повинні бути присутніми в тексті (див. зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів):

Назвіть адресата повідомлення. Пишуть не лише найменування контрагента, а й відповідальна особа, яка перераховує ім'я та посаду. Зазвичай, повідомлення адресують голові організації-контрагента. Але може бути й інша особа, якій слід надіслати листа. Така особа контрагент вказує у договорі або повідомляє про нього спеціально.

1. Позначте дату та місце складання документа.
2. Вкажіть найменування своєї організації.
3. Повідомте, у чому полягають зміни та на підставі якого документа їх вносять. Оскільки цей лист – про зміну банківських реквізитів, необхідно точно вказати нові реквізити. Поясніть, що одержувач листа має зробити у зв'язку із змінами. Вкажіть також дату, з якої колишні реквізити перестануть діяти.
4. Позначте дату підписання листа, вкажіть відповідальну особу, від імені якої надсилають листа. У документі має бути його підпис. Наприклад, у зразку повідомлення про зміну банківських реквізитів організації вказали генерального директора компанії-відправника.

Повідомлення контрагентів про зміну банківських реквізитів – обов'язок компанії, екземпляр документа знадобиться направити кожному контрагенту.

Без листа про зміну банківських реквізитів не можна вимагати неустойку за несплату

Якщо компанія вчасно не сповістить про зміну банківських реквізитів, вона не зможе виграти в суді суперечку про оплату, яку контрагент переказав на недіючий рахунок. Наприклад, якщо контрагент виплатив у строк належну суму, але перерахував її відповідно до колишніх реквізитів, компанія не має права вимагати неустойку або інші штрафи за прострочення виконання. Оскільки вона не повідомила належним чином, що кошти слід спрямовувати на новий рахунок, зобов'язання боржника вважають виконаним.

Тому компанії необхідно надіслати контрагентам листа про зміну банківських реквізитів організації, зразком складання якого можна скористатися. Завантажте зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів і сповістіть бізнес-партнерів та клієнтів своєчасно.

Вкладені файли

• Зразок інформаційного листа про зміну банківських реквізитів організації.doc