Здрастуйте шановні читачі блогу. У черговому матеріалі ми поговоримо про відображення найприємнішої для працівників і несамовитої для керівництва процедури – виплати заробітної плати до 1С ЗУП. У програмі передбачена автоматизація двох варіантів виплати: через касу та через банк. Також існує можливість спрощеного обліку виплати, за якого РКО (Витратний Касовий Ордер) або документи виплати через банк взагалі не запроваджуються, а зарплата вважається виплаченою під час проведення документа «Зарплата до виплати». Про таку можливість спрощеного обліку я писав у статті у розділі «Спрощений облік взаєморозрахунків».

Сьогодні ж ми поговоримо про документ «Зарплата до виплати», про "Видатковий касовий ордер"при відображенні виплати через касу та про пару документів «Платіжне доручення вихідне» + «Виписка з банку на перерахування зарплати», які реєструють виплату сум через банк Також поговоримо про особові рахунки та банки у 1С ЗУП.

Виплата зарплати через касу до 1С ЗУП

✅

✅

✅

Для початку припускатимемо, що в «Параметрах обліку» на закладці «Виплата зарплати» знято галочку «Спрощений облік взаєморозрахунків»(Докладніше про це писав). Тепер щоб зарплата в системі вважалася, виплачене буде недостатньо провести лише документ «Зарплата до виплати»і слід на його підставі запровадити документ "Видатковий касовий ордер". Створимо новий документ "Зарплата до виплати". Взагалі як працювати у цьому документі я писав у статті із серії оглядових публікацій про послідовність розрахунку зарплати в 1С ЗУП: . Отже, у новому документі необхідно заповнити такі поля:

• Місяць нарахування- Вказуємо період, за який виплачується зарплата. Якщо в параметрах обліку встановлено налаштування «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування», то при заповненні цього документа враховуватимуться лише суми, нараховані у зазначеному періоді нарахування. Якщо ж цей параметр не встановлений в активне положення, документ заповнюється за принципом залишку заборгованості перед співробітником на кінець зазначеного місяця нарахування. Докладніше про вказане налаштування параметрів обліку можете також почитати у статті, на яку я вже посилався трохи раніше – .
• Спосіб виплати– може мати два стани «через касу» та «через банк». Вибір визначає набір полів документа, прикріплених друкованих форм, а також визначає той документ, який створюватиметься «на підставі» поточного: або «Витратний касовий ордер», або «Платіжне доручення, що виходить». Вибираємо значення «через касу».
• Поле "Виплачувати"— визначає те, звідки програма братиме дані під час заповнення цього документа. Ми виберемо значення «Зарплата», при цьому таблична частина документа буде заповнюватись усіма нарахуваннями, які не були виплачені. Також є значення «Плановий аванс» та «Аванс за першу половину місяця», про які я писав у статті . Також є значення для виконання міжрозрахункових виплат: «посібники за лікарняними листами», «відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами», «відпускні», «відрядження» — при виборі цих значень при заповненні запитуються суми нараховані лише за відповідними видами нарахування. Це основні варіанти заповнення поля.

Далі натискаємо кнопку "Заповнити"та таблична частина документа заповнюється всіма співробітниками, яким не було виплачено зарплату у вказаному місяці нарахувань. Можна заповнити співробітниками за певною умовою «Підбір за умовою» або списком «Підбір за списком», а також додати вручну.

Зазвичай практично робиться так. Розрахунник створює документи "Зарплата до виплати" для всіх співробітників. Документ записує, але не проводить. З документа роздруковується одна з форм (Т-53 або Т-49) та віддається касиру.

Якщо якийсь співробітник не отримав заробітну плату, то встановлюється значення «Задепоновано».

Далі на підставі проведеного документа «Зарплата до виплати» створюється та проводиться документ "Видатковий касовий ордер". Якщо цього не зробити в 1С ЗУП, то зарплата не вважатиметься виплаченою та залишиться заборгованість організації перед цими працівниками. Отже, створюємо документ "Видатковий касовий ордер" на підставі "Зарплата до виплати". У створеному документі заповнюються всі потрібні поля автоматично. Вручну необхідно ввести лише поле номер РКО, оскільки програма не може знати, який у бухгалтерії номер вільний на момент виплати зарплати. Також зауважте, що сума відрізняється на величину задепонованої виплати.

Після проведення РКО зарплата для цих працівників вважатиметься виплаченою. При цьому документ "Зарплата до виплати" буде закрито для редагування. Змінити його можна лише після скасування проведення «Витратного касового ордера».

Також на підставі документа «Зарплата до виплати» створюється документ «Депонування організацій»для депонованих сум.

Виплата зарплати через банк у 1С ЗУП

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

Тепер на прикладі тих самих співробітників розберемося як у 1С відбивається виплата через банк. Також у параметрах обліку має бути знята галочка "Спрощений облік взаєморозрахунків".Перед тим, як відображати виплату через банк, необхідно заповнити відомості про особові рахунки співробітників. Як правило, організація укладає з деяким банком договір на здійснення виплат своїм співробітникам заробітної плати на пластикові картки цього банку. І під кожного працівника реєструється особовий рахунок. Ці рахунки треба внести в програму. Для цього відкриємо форму однойменного регістру відомостей. У повному інтерфейсі доступ до регістру можна отримати з пунктів головного меню "Розрахунок зарплати по організаціях" -> "Каса та банк" -> «Особові рахунки співробітників організації».

Нехай лицьові рахунки є лише у двох із трьох співробітників, які беруть участь у прикладі. При цьому необхідно у відповідному довіднику створити Банк та заповнити відомості про нього.

Після цього тиснемо кнопку «Заповнити» і таблична частина заповнюється тими співробітниками, які мають нараховані та невиплачені суми, а також тими, кому ми вказали рахунки трохи раніше для цього самого банку (Іванов не потрапив, хоча організація перед ним має заборгованість).

Проводимо документ та на підставі нього створюємо документ «Платіжне доручення вихідне». Усі поля цього документа будуть заповнені автоматично, але вручну доведеться заповнити номер платіжного доручення, оскільки ЗУП не в курсі, які номери зайняті та вільні в 1С Бухгалтерії. Також зверніть увагу на два поля рахунок. У першому верхньому вказується номер звичайного рахунки організації відкритого цьому банку. Для автоматичного заповнення необхідно, щоб його було зазначено у довіднику «Організації» для нашої організації. А ось у полі нижче вказується так званий «зарплатний рахунок», який відкривається під час укладання договору виплати заробітної плати через банк. Із цього приводу сукупною сумою надходять кошти для виплати зарплати співробітникам. У програмі цей рахунок вказується в елементі довідника «Контрагенти: Банки». Банк із цього довідника ми використовували при заповненні відомостей про особові рахунки працівників трохи раніше.

Проводимо документ «Платіжне доручення вихідне». Зверну увагу, що поки що зарплата не вважається виконаною.

Вивантаження платіжних доручень до 1С ЗУП за допомогою обробки «Імпорт/експорт операцій з особових рахунків»

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

Тепер нам необхідно вивантажити це платіжне доручення у форматі XML, щоб потім відправити через один із клієнтів банків на виконання до банку. Для цього у програмі є спеціальна обробка «Імпорт/експорт операцій з особових рахунків». Доступ до неї можна отримати тим же шляхом, що і регістр з особовими рахунками, з яким ми працювали трохи раніше. Відкриваємо обробку та переходимо на закладку «Експорт зарахування зарплати». У полі «Каталог експорту» вказуємо шлях, куди хочемо зберегти XML файл. Номер «Відділення» та «Номер договору» банку також доведеться вказати вручну, чомусь програмісти 1С не реалізували зберігання цих даних у якомусь довіднику. У табличній частині має відображатися наше платіжне доручення. Ставимо навпроти нього галочку і тиснемо кнопку «Вивантажити».

В результаті в цьому каталозі буде сформовано XML файл. Цей файл через клієнт банк вирушає до банку. По суті він зазначається, що з розрахункового рахунку організації необхідно перерахувати на зарплатний рахунок організації певну суму та розподілити між особовими рахунками, зазначеними працівниками.

Після того, як банк виконає це доручення, необхідно в 1С ЗУП на підставі документа «Платіжне доручення» створити документ «Витяг з банку на перерахування зарплати».

Проводимо цей документ і тепер зарплата співробітникам вважається виплаченою. Виходить, що для виплати необхідно виконати ланцюжок із 3 документів:

Сьогодні на цьому все! Незабаром будуть нові цікаві матеріали на .

Щоб дізнатися першими про нові публікації, підписуйтесь на оновлення мого блогу:

Роботодавці часто виплачують зарплату у безготівковий спосіб, за допомогою переказу на банківські картки. Щоб спростити собі завдання підприємство може укласти з банком договір про перерахування зарплати. У цьому випадку підприємству потрібно перерахувати до банку загальну суму та передати зарплатні відомості, а банк уже сам переказує кошти на картки працівників.

«1С: Бухгалтерія 8.3» підтримує розрахунки за такими договорами, які називаються зарплатними проектами. Безпосередньо із програми можливий і електронний обмін із банком документами щодо цих проектів.

Зарплата та кадри/ Довідники та налаштування/ Зарплатні проекти

Під час укладання договору з банком потрібно створити у довіднику 1С 8.3 нову позицію — зарплатний проект. У ньому слід зазначити банк, обравши його з . У полі «Назва проекту» (внизу форми) автоматично з'явиться найменування банку, за необхідності назву можна змінити вручну.

Якщо за даним проектом не передбачається електронного обміну з банком, то не потрібно ставити позначку «». Тоді решта реквізитів буде недоступною.

Якщо ж за проектом планується електронний обмін, слід поставити позначку та заповнити необхідні реквізити: номер та дату укладеного договору, відомості про відділення банку, розрахунковий рахунок, системи розрахунків, що застосовуються.

Формат та кодування файлу встановлюються за умовчанням, можливий вибір інших значень із запропонованого програмою списку.

Особові рахунки та розрахунки за зарплатним проектом без електронного обміну

Щоб банк міг переказати кошти на карти співробітників, для них мають бути заведені особові рахунки.

Якщо за зарплатним проектом не виконуватиметься електронний обмін документами, то в систему потрібно вручну занести номери особових рахунків, які вже відкриті в банку. Це можна зробити, наприклад, у формі співробітника (див. довідник «Співробітники»), натиснувши «Виплати та облік зарплат»:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Однак заносити рахунок у форму кожного працівника не дуже зручно. Програма дозволяє запровадити особові рахунки пакетним способом. Для цього є функція «Введення особових рахунків».

Зарплата та кадри/ Зарплатні проекти/ Введення особових рахунків

Тут потрібно вибрати зарплатний проект та місяць відкриття рахунків, додати співробітників та вказати особові рахунки, потім зберегти та закрити відомості.

Тепер, щоб перерахувати співробітникам нараховану зарплату, слід створити «вибрати зарплатний проект і натиснути «Заповнити». У документі з'являться співробітники, у яких запроваджено особові рахунки за цим проектом та є невиплачена зарплата.

Потім на підставі «Відомості» створюють платіжне доручення та виконують переказ коштів у банк звичайним способом. Крім того, до банку потрібно буде передати зарплатну відомість на працівників.

Особові рахунки за зарплатним проектом у 1С з використанням електронного обміну

Якщо зарплатному проекті 1С 8.3 Бухгалтерія включено обмін електронними документами, то програмі стає можливим створення заявок на відкриття особових рахунків.

Зарплата та кадри/ Зарплатні проекти/ Заявки на відкриття особових рахунків

У документі слід обрати зарплатний проект та дату відкриття. Список співробітників заповнюється на кнопку «Заповнити» або шляхом ручного додавання. Програма автоматично заповнює відомості щодо кожного співробітника, які відображаються у розділі праворуч, у тому числі прізвище та ім'я латинськими літерами.

На вкладці «Пластикова картка» заносять дані картки співробітника. Документ потрібно провести, після чого після натискання «Вивантажити файл» можна зробити вивантаження для банку. Однак зручніше робити вивантаження зі спеціального робочого місця (див. нижче). З документа можливий друк списку співробітників для відкриття особових рахунків.

Електронний обмін із банком за зарплатним проектом

Якщо в налаштуваннях зарплатного проекту встановлено електронний обмін із банком, у програмі 1С 8.3 буде доступним робоче місце «Обмін із банками із зарплатних проектів».

Зарплата та кадри/ Зарплатні проекти/ Обмін з банками (зарплата)

Тут можна виконати такі операції: зарахувати зарплату співробітникам, відкрити особові рахунки, а також закрити особові рахунки звільнених. У формі потрібно вибрати зарплатний проект, після цього програма сама визначить поточні завдання, які чекають на виконання. – неоплачені відомості або готові до розвантаження заявки на відкриття особових рахунків.

У додатку "1С:Бухгалтерія 8" підтримується режим, при якому для розрахунку заробітної плати та кадрового обліку використовується локальна програма, наприклад, "1С:Зарплати та управління персоналом". При цьому, обмін даними здійснюється через файл, подібно до того, як організований обмін із системою "клієнт - банк".

Включення режиму обліку зарплати у зовнішній програмі

Для того, щоб почати використовувати цей режим роботи, слід виконати такі дії:

Після встановлення описаних налаштувань у розділі Співробітники та зарплата, стануть доступними команди виклику обробки вивантаження та завантаження даних, а також документи, в які будуть завантажуватися дані.

Вивантаження даних у локальну програму "1С:Зарплата та управління персоналом"

Для того, щоб вивантажити дані до програми обліку зарплати, виконайте такі дії:

В результаті файл обміну буде збережено на локальний комп'ютер, і його можна буде завантажити в програму "1С:Зарплата та управління персоналом".

Надалі, при спільній роботі двох програм, може виникнути потреба оновити дані про об'єкти аналітичного обліку, які містяться в інформаційній базі обліку зарплати. У цьому випадку під час обміну рекомендується встановлювати прапорці для розділів пункту Об'єкти обліку.

Розділи План рахунківі Види субконторекомендується включати в перенесення при початковому обміні та у разі, якщо до плану рахунків додатка "1С:Бухгалтерія 8" вносилися зміни.

Завантаження даних про заробітну плату у додаток "1С:Бухгалтерія 8"

Щоб завантажити дані про заробітну плату, виконайте такі дії:

Після того, як файл буде завантажений у сервіс, у додатку "1С:Бухгалтерія 8" з'являться дані про заробітну плату (див. наступний розділ).

додаткові відомості

Дані про заробітну плату завантажуються до наступних документів додатка "1С:Бухгалтерія 8":

• Відображення зарплати в обліку (для обміну у форматі ЗУП, ред. 2.5)- у документ завантажуються відомості про нараховану зарплату та утримані податки (внески) з ФОП. При проведенні документа формуються проведення з обліку зарплати у бухгалтерському обліку, а також здійснюється відображення зарплати та податків (внесків) із ФОП у податковому обліку;
• Відомість на виплату зарплати (для обміну у форматі ЗУП, ред. 2.5)- у документ завантажуються відомості про виплати зарплати. Для відображення факту виплати зарплати у бухгалтерському та податковому обліку у програмі слід запровадити документ Видатковий касовий ордерз виглядом операції Виплата заробітної плати за відомостямиабо Виплата заробітної плати працівникові, вказати документ Відомість…та суму виплати.Якщо виплата здійснюється перерахуванням до банку, слід ввести документ Списання з розрахункового рахункуз виглядом операції Перерахування заробітної плати, вказавши Відомість…та суму виплати.

Важливо! Якщо в установках параметрів обліку на закладці Співробітники та зарплатаобрана опція Зведено за всіма працівниками, то в документах на виплату зарплати ( Видатковий касовий ордері Списання з розрахункового рахунку) вказувати Відомість…не вимагається. У цьому випадку, при розвантаженні даних з локальної програми "1С:Зарплата та управління персоналом" також слід зазначати, що вивантаження здійснюється зведено за співробітниками.

При виборі відомості у документах Видатковий касовий ордері Списання з розрахункового рахункусума до виплати визначається автоматично і не може перевищувати суму, зазначену у відомості (або за групою відомостей, якщо їх зазначено декілька). Сума до виплати визначається за значенням реквізиту Виплаченістьдокумента Відомість…- тобто. виплаченими вважаються ті суми, котрим зазначено значення Виплачено.

У документі Видатковий касовий ордерслід вибирати Відомість… Через касу.

У документі Списання з розрахункового рахункуслід вибирати Відомість…, у якої у шапці зазначено спосіб виплати Через банк.

Вивантаження даних із локальної програми "1С:Зарплата та управління персоналом"

Для здійснення обміну з додатком "1С:Бухгалтерія 8" у налаштуваннях програми, попередньо, слід зазначити, з яким додатком бухгалтерського обліку передбачається здійснювати обмін. Для цього у формі Налаштування програми(меню Сервіс / Налаштування програми), на закладці Програма бухоблікуслід вказати використовуваний додаток для ведення бухгалтерського обліку (у нашому випадку це Бухгалтерія 8 ред. 3.0), а також вибрати режим вивантаження проводок - з деталізацією по співробітникам або зведено.

Якщо в налаштуваннях вибрати режим вивантаження Зведено, то у списку об'єктів пункт Зарплата до виплатибуде відсутня. У цьому випадку додаток "1С:Бухгалтерія 8" для відображення в обліку факту виплати зарплати даних про оплату відомостей не вимагається.

Для вивантаження даних призначено обробку Вивантаження даних у бухгалтерську програму(команда меню Сервіс / Обмін даними / Вивантаження даних у бухгалтерську програму). В обробці слід вказати організацію, за якою здійснюється вивантаження, період даних, що вивантажуються, і файл для вивантаження даних.

Бажаємо успіхів та приємної роботи!

Вчимося перераховувати зарплату на картку (в 1С: Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0)

2016-12-08T12:42:54+00:00

На цьому уроці ми познайомимося з можливостями "трійки" (1С:Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0) у частині виплати заробітної платиспівробітників через банк.

У бухгалтерів, які стикаються з такими виплатами вперше, виникає багато питань, і ми сьогодні постараємося розібрати основні з них.

Тож почнемо

Виплачувати зарплату через банк можна двома способами:

• За допомогою зарплатного проекту.
• Без зарплатного проекту.

Під зарплатним проектомрозуміється угода з банком, згідно з яким банк відкриває для кожного працівникаорганізації свій особистий рахунок.

У день зарплати організація перераховує заробітну плату всіх працівників на спеціальний зарплатний рахуноку цьому банку однією сумою.

При цьому до платіжки прикладається відомість із зазначенням особових рахунків працівників та сум до виплати. Банк відповідно до цієї відомості сам розподіляє кошти за особовими рахунками працівників.

При цьому різні банки мають різні можливості та вимоги щодо роботи із зарплатним проектом, якщо йдеться про електронний документообіг, тобто коли ми перераховуємо гроші на зарплатний рахунок через клієнт-банк.

У цьому випадку (банк-клієнта) після відправлення платіжного доручення до банку надсилається лист у довільній формі із додатком до нього одного з таких варіантів (залежить від вимог та можливостей банку):

• роздрукована та відсканована відомість виплат за особовими рахунками
• файл вивантаження прямо з 1С
• файл вивантаження із спеціальної програми, яку дає банк

Якщо ми посилаємо в банк відомість у вигляді файлу (вивантаження), то зазвичай банк у відповідь надсилає нам файл-підтвердження, який ми також можемо завантажити в 1С.

Створення зарплатного проекту

Заходимо в розділ "Зарплата та кадри" пункт "Зарплатні проекти":

Створюємо зарплатний проект для ощадбанку:

Ось його картка:

Галку "Використовувати обмін електронними документами" навмисно не ставимо, щоб розібрати випадок, коли ми надсилаємо відомість банку у надрукованому вигляді.

Вводимо особові рахунки для співробітників

Припустимо, що банк створив особовий рахунок кожному за співробітників. Як занести ці рахунки до системи? До речі, навіщо ми це хочемо зробити? Потім, щоб у відомості, яку ми формуватимемо для банку навпроти ПІБ співробітника, стояв ще і його особовий рахунок.

Якщо у нас багато співробітників - можна скористатися обробкою "Введення особових рахунків":

Але в прикладі у нас всього 2 співробітники, тому занесемо їх лицьові рахунки вручну, прямо в їхні картки (заодно знатимемо де вони зберігаються).

Заходимо до розділу "Зарплата та кадри" пункт "Співробітники":

Відкриваємо картку першого співробітника:

І переходимо до розділу "Виплати та облік витрат":

Тут вибираємо зарплатний проект та вводимо номер особового рахунку, отриманий із банку:

Те саме проробляємо з другим співробітником:

Нараховуємо зарплату

Заходимо в розділ "Зарплата та кадри" пункт "Всі нарахування":

Нараховуємо та проводимо заробітну плату:

Виплачуємо зарплату

Створюємо новий документ, у якому вказуємо зарплатний проект та обираємо співробітників (зверніть увагу, щоб підхопилися їхні лицьові рахунки):

Проводимо документ та роздруковуємо відомість для банку:

Ось як вона виглядає:

З відомості формуємо платіжне доручення:

У ньому загальною сумою переказуємо зарплату на зарплатний рахунок банку, в якому у нас відкритий зарплатний проект:

Разом з цією платіжкою не забуваємо додати відомості (з реєстром особових рахунків та виплат), роздрукованих вище в тому вигляді, в якому вимагає банк (зазвичай це довільний лист через банк клієнт).

Робимо вивантаження реєстру до банку

Розглянемо можливість вивантаження відомості (реєстру) як файла у банк. Якщо ваш банк підтримує таку можливість (або це його вимога), то заходимо до розділу "Зарплата та кадри" пункт "Зарплатні проекти":

Відкриваємо наш зарплатний проект та ставимо галку "Використовувати обмін електронними документами":

Знову переходимо в розділ "Зарплата та кадри" і бачимо, що з'явилося два нові пункти. Нас цікавить пункт "Обмін із банками (зарплата)":

Тут є три базові можливості вивантаження до банку:

• Зарахування зарплати
• Відкриття особових рахунків
• Закриття особових рахунків

Зупинимося першому пункті. Він дозволяє зробити вивантаження нашої відомості у файл, який потім надсилається довільним листом через клієнт-банк.

Для цього виділяємо потрібну нам відомість та натискаємо кнопку "Вивантажити файл":

Коли з банку прийде відповідь, буде файл-підтвердження. Потрібно зайти в цю саму обробку та завантажити цей файл через кнопку "Завантажити підтвердження". За допомогою цього чудового механізму ми зможемо відслідковувати, які відомості були оплачені банком, а які ні.

Без зарплатного проекту

В цьому випадку кожен працівник сам відкриваємо рахунокв будь-якому банку (на його розсуд) та повідомляє організації повні реквізити цього рахунку. Також співробітник пише заяву на перерахуванні його заробітної плати щодо цього.

Організація у день виплати перераховує суму належну співробітнику з його рахунок окремим платіжним дорученням.

Цей спосіб дуже незручний для бухгалтерії, особливо, коли в компанії великий штат співробітників, тому багато бухгалтерів вважають за краще мовчати про цю можливість.

У цьому випадку ми у відомості на виплату не вказуємо зарплатного проекту.

Друк (Ctrl+P)

Обмін електронними документами з банками у рамках зарплатних проектів

Якщо банк не підтримує цей стандарт 1С:ДіректБанк»у форматі XML,то банк повинен своїм клієнтам, які працюють з продуктами 1С надати зовнішню обробку вивантаження відомостей з 1С за потрібним банком формату

У версії ЗУП 3.1.1технологію DirectBank розширено і на обмін інформацією з банками в рамках зарплатних проектів. З боку банків на момент випуску версії 3.1.1 ця технологія (у частині обміну в рамках зарплатних проектів) підтримана банком "Тінькофф Банк". Інформацію про зарплатний проект банку можна знайти на сайті https://www.tinkoff.ru/salary.

У версії ЗУП 3.1.2реалізовано новий формат обміну з банками за зарплатними проектами (версія 3.5 формату XML). Тепер, якщо у картці зарплатного проекту вказано формат версії 3.5, у заявці на відкриття особових рахунків з'являється поле для вказівки СНІЛЗ співробітника (див. рис 4).

Загальний опис, як почати використовувати технологію DirectBank, наведено на сайті http://www.v8.1c.ru/edi/edi_app/bank/to_start.htm.

Найчастіше (зокрема, і у випадку з банком “Тінькофф Банк”) прямий обмін із банками передбачає обов'язкове використання електронних підписів. Якщо раніше цього ще не робилося, то в першу чергу слід встановити програму електронного підпису та сертифікат електронного підпису на комп'ютері, і вже після цього переходити до налаштувань сервісу “1С:ДіректБанк” у “1С”.

Яку саме програму електронного підпису необхідно використовувати слід уточнювати у банку. Також до банку необхідно звернутись для видачі сертифіката електронного підпису.

Загальна інструкція з встановлення та роботи з електронним підписом у програмах "1С" наведена в розділах http://its.1c.ru/db/metod81#browse:13:-1:2115:2433 та http://its.1c. ru/db/bspdoc#content:527:hdoc .

В результаті налаштування електронного підпису у програмі має бути вказано сертифікат електронного підпису, який буде використовуватись для прямого обміну.

Для виконання всієї роботи з обміну з банком у програмі передбачено спеціальне робоче місце (див. рис. 1).

Рис 1 Робоче місце “Обмін із банком із зарплатних проектів

Робоче місце дозволяє:

• вивантажити відомості, які потрібно сплатити, у файл (для передачі його до банку) або надіслати їх безпосередньо за допомогою сервісу «1С:ДіректБанк»;
• сформувати друковану форму – перелік перерахувань (для передачі їх у банк);
• завантажити підтвердження з банку про зарахування або незарахування сум з цієї відомості на рахунки співробітників (з переданого банком файлу або безпосередньо за допомогою сервісу «1С:ДіректБанк»);
• якщо суми були зараховані не всім співробітникам, то за незарахованими сумами сформувати нову відомість;
• підготувати заявки на відкриття особових рахунків та вивантажити їх у файл (для передачі його до банку) або відправити їх безпосередньо за допомогою сервісу «1С:ДіректБанк», вести роботу за цими заявками (докладно описано в наступному розділі);
• завантажити підтвердження з банку про результати відкриття особових рахунків (з переданого банком файлу або за допомогою сервісу «1С:ДіректБанк»);
• ввести вручну номери особових рахунків (наприклад, при початковому заповненні, якщо робота з банком вже ведеться, а програма лише починає використовуватись);
• підготувати заявки на закриття особових рахунків звільнених співробітників та вивантажити їх у файл (для передачі його до банку) або надіслати їх безпосередньо за допомогою сервісу «1С:ДіректБанк». Можливість доступна з версії 3.3 формату обміну.

У процесі роботи з робочого місця автоматично створюються спеціальні документи, які можна за необхідності знайти, переглянути, редагувати у відповідних списках:

• Платіжне доручення,
• ,
• ,
• Підтвердження відкриття особових рахунків,
• .

Роботу щодо обміну з банком можна проводити безпосередньо за допомогою цих документів, без використання робочого місця:

• вивантажувати відомість у банк безпосередньо із самого документа Відомість до банкуабо кілька відомостей в один файл із документа Платіжне доручення;
• завантажувати підтвердження оплати відомості із банку безпосередньо у списку документів Підтвердження про зарахування зарплати;
• створювати документ Заявка на відкриття особових рахунківбезпосередньо зі списку документів і звідти його вивантажувати;
• завантажувати підтвердження відкриття особових рахунківбезпосередньо зі списку однойменних документів;
• створювати документ Заявка на закриття особових рахунківбезпосередньо зі списку документів і звідти його вивантажувати.

Однак робоче місце надає додаткові можливості, підвищуючи зручність роботи. Далі розглядатиметься робота з його використанням.

1. Параметри зарплатного проекту

Для залучення вбудованих можливостей електронного обміну у програмі має бути створений та описаний зарплатний проект. Він може бути створений як у момент вказівки місця виплати, так в інший момент – доданий до довідника Зарплатні проекти (рис. 2)

Мал. 2 Картка Зарплатного проекту (елемент довідника)

У картці зарплатного проекту слід встановити прапорець Використати обмін електронними документами. Після встановлення прапорця стають доступними робоче місце для обміну з банками за зарплатними проектами та відповідні документи, які формуються з цього робочого місця.
При включеному електронному обміні у картці зарплатного проекту з'являється можливість вказати додаткові відомості, які необхідні для формування файлів для банку. Їх необхідно заповнити відповідно до умов зарплатного проекту.
Банк вибирається із відповідного довідника, тому у довіднику необхідно створити банк. Важливо вказати коректний БІК: він використовується під час контролю коректності номерів особових рахунків співробітників.
Версія формату (поле Формат файлу) зазвичай вказується остання (заповнюється за замовчуванням). Можна додатково уточнити в банку потрібний номер версії стандарту.
Найменування зарплатного проекту використовується лише всередині програми – для зручності вибору, якщо проектів є кілька. Воно формується автоматично, але може бути редаговано.
У рамках зарплатного проекту банк може випускати картки однієї чи кількох систем (на вибір співробітника), наприклад VISA та MasterСard. Системи, що підтримуються банком, слід перерахувати в таблиці, потім вони будуть доступні для вибору при оформленні заявки на відкриття особових рахунків.
Якщо обраний банк підтримує сервіс «1С:ДіректБанк», то перейти до його підключення можна за однойменною командою із картки зарплатного проекту.

2. Зарахування зарплати

Для формування файлів про зарахування зарплати попередньо мають бути оформлені відомості до банку – саме вони містять інформацію про співробітників та суми, які мають бути перераховані цим співробітникам. Сформовані відомості відображаються у таблиці Зарахування зарплатиробочого місця – у таких рядках зазначено, що вони готові до розвантаження.
Кожна відомість вивантажується в окремий файл відповідною кнопкою.
Також є можливість об'єднати кілька відомостей, оплачених одним платіжним дорученням, та вивантажити їх одним файлом. Для цього необхідно виділити в таблиці відомості, які слід об'єднати, та натиснути кнопку Платіжне доручення.
Замість включених до платіжного доручення відомостей у таблиці відображається рядок із цим платіжним дорученням.

Відомості чи платіжне доручення вивантажуються або в зазначений у робочому місці каталог файлів обміну, або, якщо він не вказаний, обраний безпосередньо при вивантаженні. Вивантажені файли необхідно передати до банку.

Якщо банк підтримує надсилання підтверджень про зарахування коштів, після отримання файлів підтвердження їх слід завантажити в програму. Завантаження підтверджень проводиться після натискання однойменної кнопки в робочому місці ( Завантажити підтвердження) - Вказується отриманий з банку файл. В результаті у програмі створюється документ Підтвердження про зарахування зарплати .

У разі сприятливого результату підтвердження міститиме інформацію про те, що всім співробітникам гроші зараховані. Такі відомості перестають відображатись у списку відомостей у робочому місці. Увімкнути їх відображення та вимкнути його можна по кнопці в панелі над списком.

Суми відомості можуть бути не зараховані жодному співробітнику. У цьому випадку у рядку відомості повідомляється Не зараховано (всі рядки – помилки). За всіма співробітниками заборгованість знову вважається невиплаченою, якби відомість не оформлювалася.
І тут з'являється можливість повторно оформити відомість. За посиланням Оформити повторнопідтвердження про зарахування скасовується, відомість стає доступною для повторного вивантаження файлу, і на неї знову очікується підтвердження.

Нарешті, якщо частини співробітників зарахування підтверджено, а частини – ні, то рядок відомості повідомляється Зараховано з помилками (частково). За всіма співробітниками, яким зарахування не було підтверджено, заборгованість знову вважається невиплаченою, ніби відомість на них і не оформлялася.

Така відомість перестає відображатись у списку відомостей, як і у разі успішного зарахування. Аналогічно (по кнопці) можна включити і відображення таких відомостей. За посиланням Оформити повторноможна створити нову відомість до банку – до неї включаться співробітники, яким зарахування не було підтверджено. Робота з цією відомістю ведеться як із створеною спочатку: вивантажується файл, очікується та завантажується підтвердження тощо.

У програмі вважається, що й сума по співробітнику була зарахована, вона була зарахована повністю. Тобто не можна відобразити, що частину суми було зараховано, а частину – ні.

3. Особові рахунки працівників

Особові рахунки працівників із зарплатних проектів у рамках електронного обміну зберігаються у відповідному регістрі відомості (рис 3)

Рис 3. Регістр відомостей “Особові рахунки працівників із зарплатних проектів”

Параметри особового рахунку вказуються:

Місяць відкриття особового рахунку– Передбачено вказівку місяця, з якого особовий рахунок вважається відкритим, а також збереження історії зміни особового рахунку працівника. Це може бути корисним, наприклад, коли співробітнику відкривається новий особовий рахунок, але потрібно, щоб перерахування на нього виконувалося не відразу ж, а з наступного місяця. Зазначимо, що в програмі немає можливості вказати, що в тому самому місяці у співробітника організації відкрито кілька особових рахунків одночасно (наприклад, за різними зарплатними проектами цієї організації).

Введення номерів відкритих особових рахунків– Номер особового рахунку повинен складатись рівно з двадцяти цифр. Крім того, під час введення особового рахунку контролюється його коректність за допомогою обчислення контрольного числа (з цифр самого номера та БІК банку, зазначеного у зарплатному проекті), що порівнюється з контрольним числом у номері. Однак програма просто нагадує, що особовий рахунок, можливо, запроваджено некоректно, але не забороняє його подальше використання. У разі надання такої підказки слід перевірити, чи правильно введено номер рахунку. Якщо номер дійсно складається не з 20, а з іншої кількості цифр або в ньому присутні інші символи, слід уточнити його в банку: типовий стандарт обміну не передбачає таких номерів, і в подальшому кошти на такий рахунок можуть бути не зараховані.

3.1 Відкриття нових особових рахунків

Роботи з відкриття нових особових рахунків зручно робити з робочого місця обміну з банками (див. гіперпосилання на відкриття особових рахунків на рис. 1). У таблиці відображаються співробітники обраної організації (список можна додатково обмежити і підрозділом), для яких у програмі не введені відомості про особовий рахунок за жодним зарплатним проектом (наприклад, знову прийняті співробітники).

«Відкладені» співробітники за замовчуванням не відображаються у списку, і по них заявка на відкриття рахунків не заповнюється, вони не вивантажуються у файл. Якщо згодом потрібно буде оформити на них заявку, то необхідно буде натиснути кнопку із зображенням карток на панелі над списком. Тоді вони будуть показуватись у списку, і для отримання можливості включення їх до заявки слід натиснути посилання Відновити.Повторне натискання кнопки повертає список у вихідний стан, коли не відображаються «відкладені» співробітники.

Після того, як склад співробітників, за якими планується формувати заявку на відкриття особових рахунків, підібрано, необхідно заповнити відомості, які передаватимуться до банку. Відомості щодо кожного співробітника вводяться на декількох закладках у документі-заявці, який відкривається за кнопкою Редагувати анкету. У заявці при виборі у рядку певного співробітника у закладках редагуються його дані.

3.2. Закриття особових рахунків звільнених працівників

Якщо в робочому місці вибрано зарплатний проект, для якого вказано формат файлу не нижче версії 3.3, то доступна таблиця для проведення робіт із закриття особових рахунків. Таблиця заповнюється звільненими співробітниками, які мають відкриті особові рахунки за обраним проектом. При заповненні таблиці співробітник вважається звільненим, якщо він залишилося жодного робочого місця у організації.

Вивантаження файлу (заявки на закриття рахунків) здійснюється за однойменною командою. Подальша робота із закритими особовими рахунками не передбачається і не потрібна.

4. Заявка на відкриття особових рахунків

Документ призначений для підготовки електронних заявок на відкриття особових рахунків працівників у банку для подальшого перерахування зарплати на їхні пластикові картки.

Рис 4. Заявка на відкриття особових рахунків

Якщо у картці зарплатного проекту (див. рис 2) вказано формат файлу версії 3.5, у заявці на відкриття особових рахунків з'являється поле для вказівки СНІЛЗ співробітника