كيفية كتابة خطاب بشكل صحيح حول تغيير التفاصيل. نموذج إشعار بتغيير تفاصيل البنك

يعد الإشعار بتغيير معلومات الدفع الخاصة بالمؤسسة بمثابة وثيقة قانونية مهمة (المادة 165.1 من القانون المدني للاتحاد الروسي). ومع ذلك، لا ينص التشريع على نموذج موحد لرسالة حول تغيير تفاصيل المنظمة. يتم إعداد الوثيقة بأي شكل من الأشكال. ولكن عند إعداد إشعار، ينبغي أن تؤخذ بعض القواعد في الاعتبار. سنتحدث عن هذه القواعد بمزيد من التفصيل في المقالة.

متى تحتاج إلى الإخطار بشأن التغيير في التفاصيل المصرفية؟

عند إبرام أي اتفاقية، بغض النظر عن محتواها، يتعين على الشركات الإشارة إلى بياناتها: الاسم الكامل، والعناوين القانونية والفعلية، ومعلومات التسجيل (TIN، KPP، OKTMO، OGRN)، لإجراء الدفعات، وكذلك معلومات الدفع (اسم البنك، التسوية والحسابات الشخصية وحساب BIC وحساب المراسل).

في أي الحالات يتم إعداد نموذج رسالة معلومات حول تغيير التفاصيل:

1. إذا تسلل خطأ إلى هذه المعلومات، على سبيل المثال، خطأ مطبعي في رقم الحساب الحالي أو رقم التعريف الضريبي (TIN).
2. خلال فترة سريان الاتفاقية، حدثت تغييرات في بيانات تسجيل المؤسسة.
3. تم تعديل معلومات الدفع، على سبيل المثال، قامت هيئة حكومية بتغيير شركة الائتمان والخدمات المصرفية الخاصة بها أو قام البنك بتغيير اسمه.

إخطار الأطراف المقابلة وشركاء الأعمال والعملاء بهذه التغييرات.

قم بتأليف خطاب بشكل صحيح

نحن نقوم بإعداد نموذج إشعار محدث بالتغييرات في التفاصيل المصرفية للمنظمة. ويجب أن يكون محامو الشركة أو موظف المحاسبة مسؤولاً عن إعداد مثل هذا الخطاب في حالة عدم وجود قسم قانوني ضمن الموظفين. يتم إعداد الإخطار بأي شكل من الأشكال، ولكن يجب الإشارة إلى البيانات الإلزامية التالية:

1. اسم الشركة المرسلة وعنوانها ورقم هاتفها.
2. معلومات مماثلة عن الشركة المتلقية.
3. معلومات حول مكان ووقت إعداد الوثيقة.
4. تفسيرات مكتوبة للوضع الحالي. صف سبب تعديل تفاصيل الدفع الخاصة بالشركة. على سبيل المثال، قد يكون السبب هو إبرام اتفاقية جديدة مع أحد البنوك، أو تغيير الائتمان والشركة المصرفية، أو تغيير رقم الحساب الجاري (تم تحديد عملة أجنبية أو حساب خاص).
5. البيانات الجديدة وتاريخ سريانها. على سبيل المثال، إذا تحولت الشركة إلى خدمة شركة ائتمان جديدة (أو قام البنك بتغيير اسمه)، فقم بتقديم تفاصيل جديدة.
6. توقيع الشخص المسؤول ورئيس الشركة مصدق بالختم (إن وجد). لا يشترط على كبير المحاسبين التوقيع على الرسالة، ولكن وجود علامة كبير المحاسبين سيزيد من الثقة في المعلومات.

نموذج رسالة حول تغيير التفاصيل المصرفية للمؤسسة

يمكن كتابة الرسالة باليد أو على الكمبيوتر. من المقبول استخدام ترويسة الشركة. قم بإرسال الإشعار شخصيًا أو أرسله بالبريد المسجل. قبل الإرسال، قم بتسجيل المستند في مجلة الوثائق الصادرة.

نموذج رسالة معلومات حول تغيير التفاصيل المصرفية

إذا كنت متأخرا مع الإخطار

لنفترض أن معلومات الدفع قد تغيرت، ولكن لم يتم إرسال نموذج الإعلام المُعد حول التغيير في تفاصيل البنك إلى المؤسسة. ماذا سيحدث في هذه الحالة:

1. يجوز للبنك مصادرة الأموال بموجب اتفاقية تحتوي على معلومات غير صحيحة حتى يتم التوضيح. مدة التوضيح 5 أيام أو أكثر. وبالتالي، لن تتلقى المؤسسة الدفع في الوقت المحدد.
2. سيتم إرجاع الأموال إلى المرسل، وسيقع اللوم في تأخير الدين على المنظمة التي لديها بيانات غير صحيحة في الاتفاقية. وفي هذه الحالة لا يجوز فرض عقوبات أو غرامات.
3. مثل هذه المشاكل المتعلقة بالتسويات بموجب الاتفاقيات والعقود لها تأثير سلبي على الصورة التجارية للشركة ككل، لذلك قد يرفض الأطراف المقابلة المزيد من التعاون.

الرسالة رقم 1

أعلمك بهذه الرسالة أنه اعتبارًا من اليوم تم تغيير العنوان البريدي والقانوني لشركة Stroy-Master LLC.

العنوان القانوني الحالي: (بيانات جديدة)

العنوان البريدي الحالي: (بيانات جديدة)

من اليوم أطلب منك الإشارة في جميع المستندات إلى البيانات الجديدة لشركة Stroy-Master LLC. إذا كنت قد قمت مسبقًا بملء المستندات التي تشير إلى عناوينك السابقة، سأكون ممتنًا للغاية إذا فهمت وصححتها وفقًا لبياناتنا الحالية.

قبل 5 مايو 2014، سيتم إرسال اتفاقية جديدة إلى عنوان بريدك الإلكتروني للتوقيع عليها.

بإخلاص،

بيتر ايفانوف.

الرسالة رقم 2

عزيزي فيكتور الكسندروفيتش،

تُعلمك شركة Stroy-Master LLC بالتغييرات في تفاصيل البنك الذي يخدمنا.

الحساب الجاري الجاري – (بيانات جديدة).

أطلب منك تسديد جميع الدفعات اعتبارًا من اليوم إلى الحساب المحدد.

بإخلاص،

بيتر ايفانوف

الرسالة رقم 3

عزيزي فيكتور الكسندروفيتش،

أبلغكم بهذه الرسالة بحدوث تغيير في تفاصيل منظمتنا. بدءًا من اليوم، أطلب منك إجراء الدفعات باستخدام حساب مصرفي جديد:

(بيانات جديدة)

بإخلاص،

تتضمن تفاصيل المنظمة معلومات حول عنوان موقعها وOGRN وINN وKPP ومعلومات الحساب البنكي وغيرها من المعلومات المشابهة. وعادة ما يتم توفير هذه البيانات في العقود المبرمة مع الأطراف المقابلة. وعلى أساس هذه المعلومات، يعكس شركاء أعمال الشركة البيانات المتعلقة بطرف المعاملة في المستندات الأساسية وغيرها. على سبيل المثال، في أوامر الدفع والفواتير ومذكرات التسليم. ومن المهم للغاية التأكد من تحديث هذه المعلومات، أي إبلاغ الأطراف المقابلة على الفور بالتغييرات في أي من تفاصيلهم. بعد كل شيء، إذا غيرت إحدى المنظمات عنوانها، على سبيل المثال، لكنها لم تبلغ موردها بهذا، فإن الفواتير الصادرة عنها ستحتوي على معلومات قديمة حول عنوان المشتري. وهذا سوف يصبح عقبة أمام التخفيضات الضريبية. أو على سبيل المثال، قررت إحدى المنظمات، التي تعرف الوضع غير المستقر لبنكها، فتح حساب جديد، لكنها لم تبلغ المشتري بالتغييرات في الوقت المناسب. وقام بدوره بدفع الدين بموجب العقد للبنك المشكل. ولن يكون المشتري مخطئًا هنا، وسيتم سداد الدين المستحق على المورد. ولا يهم أن المورد، على سبيل المثال، لن يتمكن من الحصول على المال من حسابه في بنك مفلس.

إن إبلاغ الأطراف المقابلة في الوقت المناسب بالتغييرات في تفاصيلهم له أهمية خاصة. وليس من قبيل الصدفة أن العقود تنص في كثير من الأحيان على التزام الطرف المقابل بإخطار الطرف المقابل بالتغييرات في تفاصيله خلال فترة زمنية معقولة.

خطاب معلومات لتغيير التفاصيل: عينة

وكقاعدة عامة، يتم تضمين تفاصيل المنظمة في بطاقة العميل، والتي ترسلها الشركة إلى الأطراف المقابلة لها عند الطلب. وبناء على ذلك، إذا تغيرت التفاصيل، يمكنك إرسال نسخة محدثة من هذه البطاقة.

ولكن يمكنك أيضًا إرسال خطاب إخطار إلى الأطراف المقابلة بشأن التغييرات في التفاصيل. إذا لزم الأمر، يمكن توثيق حقيقة إرسال مثل هذه الرسالة. على سبيل المثال، عن طريق إرسال المعلومات بالبريد المسجل مع طلب إيصال الإرجاع أو عن طريق وضع علامة على الإيصال عند تسليم الرسالة شخصيًا.

تحدد المنظمة شكل الرسالة بشكل مستقل. فهو يشير إلى المعلومات التي تخضع للتغيير، بالإضافة إلى التاريخ الذي سيتم تطبيق هذه التغييرات عليه. يمكن توجيه مثل هذه الرسالة إما إلى طرف مقابل محدد (ثم يُشار إلى اسمه في الرأس) أو إلى عدد غير محدد من الأشخاص.

للحصول على خطاب معلومات حول تغيير التفاصيل المصرفية للمؤسسة، نقدم نموذجًا لكيفية تعبئته.

رسالة حول تغيير التفاصيل- مستند يتم إعداده عند تغيير اسم المنظمة أو العنوان البريدي أو القانوني أو التفاصيل المصرفية أو استبدال المدير وما إلى ذلك. يشير هذا الخطاب إلى المراسلات التجارية الرسمية ويستخدم بنشاط في تدفق المستندات بين الشركات.

لمن يجب أن أكتب بشأن تغيير التفاصيل؟

تُستخدم هذه الرسالة لإبلاغ الشركاء/العملاء/العملاء/الدائنين، بالإضافة إلى الوكالات الحكومية المهتمة والسلطات التنظيمية بالتغييرات التي حدثت.

توضيح مهم: ليست هناك حاجة اليوم للإبلاغ عن التغييرات في التفاصيل المصرفية إلى خدمة الضرائب الإقليمية كتابيًا، لأنه تم نقل هذه الوظيفة إلى البنوك.

الملفات

أما بالنسبة للأطراف المقابلة الأخرى للمؤسسة، فإن الرسالة بالنسبة لهم ليست طوعية، ولكنها إلزامية، حيث أن الحاجة إلى الإخطار بتغيير التفاصيل تنعكس دائمًا في العلاقة التعاقدية المكتوبة بين الطرفين. الشيء الأكثر أهمية هو القيام بذلك في الوقت المناسب، وحتى أفضل مقدمًا، بحيث لا تنشأ أي حوادث غير سارة أثناء التفاعل العملي، مثل إرسال مستندات مهمة إلى العنوان السابق أو تحويل الأموال إلى حسابات قديمة.

من يكتب رسالة حول تغيير تفاصيل المنظمة

عادة، يتم إعداد مثل هذه الرسائل من قبل المستشار القانوني أو سكرتير المنظمة، فضلا عن مديري وموظفي الأقسام الهيكلية الذين لديهم اتصال مباشر مع الأطراف المقابلة. ولكن بغض النظر عن المهام التي تقع عليها هذه المسؤولية، فمن المهم أن يكون لدى الموظف فهم للقواعد الأساسية لكتابة الرسائل التجارية.

قواعد التجميع

لا تحتوي الرسالة على قالب صارم وإلزامي وموحد، لذا يمكن كتابتها بشكل حر مع مراعاة احتياجات المرسل وأهدافه. ومع ذلك، لا تزال بحاجة إلى الالتزام ببعض القواعد والمعايير.

1. في بداية الرسالة، من الضروري الإشارة إلى المرسل والمرسل إليه، وإذا كنا نتحدث عن المرسل إليه، فيجب عليك إدخال ليس فقط اسم الشركة، ولكن أيضا موقف موظف معين.
2. التالي يأتي الجزء الإعلامي من الرسالة. هنا تحتاج إلى نقل رسالة إلى المستلم حول التغيير في التفاصيل، والإشارة إلى التفاصيل الجديدة، وكذلك تقديم الطلبات المتعلقة بالتغييرات التي تم إجراؤها.

يجب أن تكون نبرة الرسالة مهذبة، وليست جافة جدًا، ولكن ليست وقحة بأي حال من الأحوال. من الضروري اتباع أسلوب العمل ومراقبة الامتثال لقواعد اللغة الروسية بعناية، خاصة فيما يتعلق بالمفردات والقواعد وعلامات الترقيم.

يمكن كتابة خطاب حول تغيير التفاصيل إما يدويًا أو طباعته على جهاز كمبيوتر، ولكن على أي حال، يجب أن يحتوي على توقيع "حي" لرئيس المنظمة المرسلة أو شخص آخر معتمد. ليس من الضروري وضع ختم على الوثيقة، لأن منذ عام 2016، يحق للكيانات القانونية عدم وضع الطوابع على الوثائق الورقية.

يمكنك كتابة رسالة

• على ورقة عادية مقاس A4
• أو على ورق المنظمة.

الخيار الأخير هو الأفضل، لأنه فهو يعطي الوثيقة صلابة ويدل على الطبيعة الرسمية للرسالة.

قد تحتوي الرسالة على أكبر عدد ممكن من النسخ لإخطار جميع الأطراف المعنية. يجب تسجيل كل رسالة مرسلة في سجل التسجيل الصادر، بحيث يكون لدى المرسل في حالة وجود خلافات مع الطرف المقابل معلومات حول تاريخ إرسال الرسالة.

مثال على كتابة خطاب حول تغيير تفاصيل المنظمة

ملء رأس الرسالة

1. في الجزء العلوي من الرسالة، تتم الإشارة أولا إلى المرسل، أي أنه تم إدخاله
   • الاسم الكامل للمنظمة (وفقًا لأوراق التسجيل)،
   • العنوان ورقم الهاتف للتواصل .
2. ثم أدخل معلومات حول المستلم:
   • اسمه
   • وشخص محدد يتم توجيه العنوان إليه مباشرة (المنصب واللقب والاسم الأول والعائلي).
3. بعد ذلك يتم الإشارة إلى تاريخ تجميع الرسالة ورقمها حسب تدفق المستندات الداخلية.
4. يوجد أدناه في منتصف السطر اسم المستند.

تعبئة نص الرسالة الخاصة بتغيير التفاصيل

1. أولاً، يتم إعلام المستلم بحقيقة أن التفاصيل قد تغيرت ويتم الإشارة إلى البيانات التي تم تغييرها. يتم إدخال هنا أيضًا التاريخ الذي فقدت فيه التفاصيل السابقة معناها.
2. ثم يجب عليك الإشارة إلى جميع طلبات المرسل فيما يتعلق بالمستندات السابقة والمستقبلية المتعلقة بالبيانات المتغيرة.
3. وفي النهاية يجب توقيع الرسالة مع نسخة من التوقيع وإشارة إلى موقف الموقع.

كيفية إرسال خطاب

نظرًا لأن التفاصيل هي الجزء الأكثر أهمية في الوثائق الرسمية، فمن المستحسن إرسال رسائل حول جميع التغييرات المرتبطة بها في شكل "طبيعي". وهذا يجعل من الممكن لفت انتباه الأطراف المقابلة إلى معلومات حول التفاصيل الجديدة بشكل موثوق، خاصة إذا قمت بإرسال هذه الرسائل عن طريق البريد المسجل مع طلب إيصال الإرجاع.

كحل أخير، يمكنك الجمع بين خيارات إرسال مختلفة: على سبيل المثال، الجمع بين رسالة بريد إلكتروني أو رسالة فاكس والإرسال عبر البريد الروسي. من ناحية، سيسمح ذلك بإخطار الشركاء بالتغييرات في أسرع وقت ممكن، ومن ناحية أخرى، سيوفر للمرسل دليلاً على أن الرسالة المقابلة قد تم إرسالها إليهم في الوقت المناسب واستلامها من قبل المرسل إليه.

عندما تتوقف الشركة عن استخدام خدمات بنكها السابق وتفتح حسابا في حساب جديد، فإنها ملزمة بتحذير الأطراف المقابلة. يتم إرسال خطاب إلى شركاء الشركة وعملائها حول تغيير التفاصيل المصرفية للمنظمة؛ قم بتنزيل عينة من هذا الخطاب في الملحق.

انتباه! أنت على موقع احترافي ذو محتوى قانوني متخصص. قد يكون التسجيل مطلوبًا لقراءة هذه المقالة.

عند إبرام اتفاقية، يشير كلا طرفي المعاملة إلى معلومات عن أنفسهم، على وجه الخصوص، المعلومات المصرفية. يعد ذلك ضروريًا للتسويات غير النقدية مع الطرف المقابل. تنص الاتفاقية أيضًا على أنه في هذه الحالة يجب على المشارك في المعاملة إرسال إشعار بتغيير التفاصيل المصرفية. لذلك، عند تغيير البنك، يتم إرسال إشعار بتغيير التفاصيل إلى شركاء عمل الشركة وعملائها، وكذلك إلى الجهات الحكومية. لإعداد مستند بشكل صحيح، استخدم نموذج خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية للمؤسسة.

يتم إرسال خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية إلى جميع الأطراف المقابلة للشركة

يعد الإخطار بتغيير التفاصيل المصرفية بمثابة رسالة ذات أهمية قانونية. تنطبق القواعد على هذه الوثيقة. يتم إرسال خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية إلى عنوان موقع الهيئة التنفيذية للطرف المقابل. عند الإرسال، يجب عليك الاحتفاظ بما يثبت أن الشركة أرسلت الإشعار. إذا قامت الشركة بتسجيل المراسلات الصادرة، فيجب تسجيل الرسالة في مجلة.

يتم إرسال خطاب معلومات حول تغيير التفاصيل المصرفية إلى:

• الشركاء التجاريين للشركة،
• العملاء,
• الموردين,
• للعملاء،
• المقاولين الآخرين للشركة.

يجب على الشركة إخطار الأطراف المقابلة بالتغييرات في التفاصيل. وعلى وجه الخصوص، يجب إرسال هذه المعلومات إلى الوكالات الحكومية التي تكون ضرورية لها. ومع ذلك، يتم إخطار مكتب الضرائب بالتغييرات من قبل البنك، وليس من قبل الشركة نفسها.

42 وثيقة مفيدة لمحامي الشركة

سيساعدك نموذج خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية في إعداد الإشعار بشكل صحيح.

يتم إعداد خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية من قبل الموظفين المسؤولين في الشركة عن إرسال المراسلات ذات الأهمية القانونية. عادة، يتم إعداد هذه الوثائق من قبل الإدارة القانونية. ولكن يمكن أيضًا تكليف هذه المسؤوليات بموظفي الشركة، وما إلى ذلك. وحتى لا يفوتك أي شيء، يمكنك استخدام عينة من كيفية كتابة خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية.

قم بتقديم المعلومات المطلوبة في إشعار التغييرات في التفاصيل المصرفية

لا تحتوي الرسالة المتعلقة بتغيير التفاصيل المصرفية على نموذج واحد معتمد. تم إعداد الوثيقة في شكل حر. ومع ذلك، هناك معلومات يجب أن تكون موجودة في النص (انظر نموذج إشعار تغيير تفاصيل البنك):

قم بتسمية مستلم الرسالة. لا يكتبون اسم الطرف المقابل فحسب، بل يكتبون أيضًا الشخص المسؤول، ويدرجون الاسم والمنصب. عادة ما يتم توجيه الإخطار إلى رئيس المنظمة المقابلة. ولكن قد يكون هناك شخص آخر ينبغي إرسال الرسالة إليه. يشير الطرف المقابل إلى مثل هذا الشخص في العقد أو يبلغ عنه على وجه التحديد.

1. لاحظ التاريخ والمكان الذي تم فيه إعداد الوثيقة.
2. يرجى تقديم اسم مؤسستك.
3. أخبرنا ما هي التغييرات وعلى أساس الوثيقة التي يتم إجراؤها. وبما أن هذه الرسالة تتعلق بتغيير التفاصيل المصرفية، فمن الضروري الإشارة إلى التفاصيل الجديدة بدقة. اشرح ما يجب على متلقي الرسالة فعله بشأن التغييرات. قم أيضًا بالإشارة إلى التاريخ الذي لن تعد التفاصيل السابقة صالحة منه.
4. حدد تاريخ توقيع الرسالة وحدد الشخص المسؤول الذي يتم إرسال الرسالة نيابة عنه. يجب أن تحتوي الوثيقة على توقيعه. على سبيل المثال، في نموذج الإخطار بتغيير التفاصيل المصرفية، أشارت المنظمة إلى المدير العام للشركة المرسلة.

تقع مسؤولية إخطار الأطراف المقابلة بشأن التغييرات في التفاصيل المصرفية على عاتق الشركة، ويجب إرسال نسخة من المستند إلى كل طرف مقابل.

بدون خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية، لا يمكنك المطالبة بغرامة لعدم الدفع

إذا لم تقم الشركة على الفور بإخطار التغيير في التفاصيل المصرفية، فلن تتمكن من الفوز في نزاع قضائي حول الدفع الذي قام الطرف المقابل بتحويله إلى حساب غير نشط. على سبيل المثال، إذا قام الطرف المقابل بدفع المبلغ المستحق في الوقت المحدد، لكنه قام بتحويله وفقًا للتفاصيل السابقة، فلا يحق للشركة المطالبة بغرامة أو عقوبات أخرى بسبب التأخر في التنفيذ. وبما أنها لم تخطر بشكل صحيح بضرورة إرسال الأموال إلى حساب جديد، فإن التزام المدين يعتبر مستوفيا.

ولذلك، تحتاج الشركة إلى إرسال خطاب إلى الأطراف المقابلة بشأن تغيير التفاصيل المصرفية للمنظمة، ويمكن استخدام عينة منها. قم بتنزيل نموذج إشعار بتغيير في التفاصيل المصرفية وإخطار شركاء الأعمال والعملاء في الوقت المناسب.

الملفات المرفقة

• نموذج رسالة معلومات حول تغيير التفاصيل المصرفية لمنظمة ما.doc