Jak poprawnie napisać pismo o zmianie szczegółów. Przykładowe powiadomienie o zmianie danych bankowych

Powiadomienie o zmianie danych płatniczych instytucji jest ważnym dokumentem prawnym (art. 165 ust. 1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Przepisy nie przewidują jednak jednolitego przykładowego pisma dotyczącego zmiany danych organizacji. Dokument jest sporządzany w dowolnej formie. Ale sporządzając zawiadomienie, należy wziąć pod uwagę pewne zasady. O tych zasadach porozmawiamy bardziej szczegółowo w artykule.

Kiedy należy powiadomić o zmianie danych bankowych?

Zawierając jakąkolwiek umowę, niezależnie od jej treści, firmy mają obowiązek podać swoje dane: imię i nazwisko, adres prawny i faktyczny, dane rejestrowe (NIP, KPP, OKTMO, OGRN), dotyczące dokonywania płatności, także dane dotyczące płatności (nazwa banku, rachunki rozliczeniowe i osobiste, BIC i rachunek korespondencyjny).

W jakich przypadkach sporządza się przykładowy list informacyjny o zmianie szczegółów:

Jeżeli do tych informacji wkradł się błąd, np. literówka w aktualnym numerze konta lub NIP.
W okresie obowiązywania umowy nastąpiły zmiany w danych rejestrowych przedsiębiorstwa.
Informacje dotyczące płatności zostały skorygowane, na przykład agencja rządowa zmieniła firmę kredytową i bankową lub bank zmienił nazwę.

Powiadom kontrahentów, partnerów biznesowych i klientów o tych zmianach.

Skomponuj poprawnie list

Przygotowujemy aktualne przykładowe powiadomienie o zmianach w danych bankowych organizacji. Za przygotowanie takiego pisma powinni odpowiadać prawnicy firmy lub pracownik księgowości, jeśli w kadrze nie ma działu prawnego. Zgłoszenie sporządzane jest w dowolnej formie, należy jednak podać obowiązkowe dane:

Nazwa firmy wysyłającej, jej adres i numer telefonu.
Podobne informacje o firmie odbiorcy.
Informacja o miejscu i czasie sporządzenia dokumentu.
Pisemne wyjaśnienia obecnej sytuacji. Opisz, dlaczego szczegóły płatności firmy zostały skorygowane. Przyczyną może być np. zawarcie nowej umowy z bankiem, zmiana firmy kredytowej i bankowej, zmiana numeru rachunku bieżącego (wskazano konto walutowe lub specjalne).
Nowe dane i termin, od którego wchodzą w życie. Przykładowo, jeśli firma przestawiła się na obsługę nowej firmy kredytowej (lub bank zmienił nazwę), to podaj nowe dane.
Podpisy osoby odpowiedzialnej i kierownika firmy, potwierdzone pieczęcią (jeśli jest dostępna). Główny księgowy nie ma obowiązku podpisywania pisma, ale obecność znaku głównego księgowego zwiększy zaufanie do informacji.

Formularz przykładowego pisma w sprawie zmiany danych bankowych organizacji

List można napisać ręcznie lub na komputerze. Dopuszczalne jest użycie firmowego papieru firmowego. Złóż zawiadomienie osobiście lub wyślij listem poleconym. Przed wysłaniem należy zarejestrować dokument w dzienniku dokumentacji wychodzącej.

Przykładowy list informacyjny dotyczący zmiany danych bankowych

Jeśli spóźnisz się z powiadomieniem

Załóżmy, że zmieniły się informacje o płatności, ale przygotowane przykładowe powiadomienie o zmianie danych bankowych nie zostało wysłane do organizacji. Co stanie się w tej sytuacji:

Bank może zająć środki wynikające z umowy zawierającej nieprawidłowe informacje do czasu wyjaśnienia. Okres wyjaśniający wynosi 5 dni lub więcej. W konsekwencji instytucja nie otrzyma płatności w terminie.
Pieniądze zostaną zwrócone nadawcy, a winę za opóźnienie w spłacie długu poniesie organizacja posiadająca nieprawidłowe dane w umowie. W takim przypadku nie ma możliwości nałożenia kar ani grzywien.
Takie problemy z rozliczeniami z umów i kontraktów negatywnie wpływają na wizerunek biznesowy firmy jako całości, dlatego kontrahenci mogą odmówić dalszej współpracy.

List nr 1

Niniejszym pismem informuję, że z dniem dzisiejszym nastąpiła zmiana adresu pocztowego i prawnego firmy Stroy-Master LLC.

Obecny adres siedziby: (nowe dane)

Aktualny adres pocztowy: (nowe dane)

Od dzisiaj proszę o podawanie we wszystkich dokumentach nowych danych firmy Stroy-Master LLC. Jeżeli już wcześniej wypełniliście dokumenty wskazujące swoje dotychczasowe adresy, będę bardzo wdzięczna za wyrozumiałość i skorygowanie ich do naszych aktualnych danych.

Przed 5 maja 2014 r. na Twój adres e-mail zostanie wysłana nowa umowa do podpisu.

Z poważaniem,

Petr Iwanow.

List nr 2

Drogi Wiktorze Aleksandrowiczu,

Stroy-Master LLC powiadamia Cię o zmianach w danych banku, który nas obsługuje.

Rachunek bieżący – (nowe dane).

Proszę o dokonanie wszystkich wpłat od dnia dzisiejszego na podane konto.

Z poważaniem,

Petr Iwanow

List nr 3

Drogi Wiktorze Aleksandrowiczu,

Niniejszym listem informuję Państwa o zmianie danych dotyczących naszej organizacji. Od dzisiaj proszę o dokonywanie wpłat na nowe konto bankowe:

(nowe dane)

Z poważaniem,

Dane organizacji obejmują informacje o adresie jej lokalizacji, OGRN, INN, KPP, dane rachunku bankowego i inne podobne informacje. Dane takie podawane są zazwyczaj w umowach zawieranych z kontrahentami. To na podstawie tych informacji partnerzy biznesowi firmy odzwierciedlają dane strony transakcji w dokumentach pierwotnych i innych. Na przykład w poleceniach zapłaty, fakturach, dowodach dostawy. Niezwykle ważne jest, aby informacje te były aktualne, czyli niezwłocznie informowały kontrahentów o zmianie jakichkolwiek ich danych. W końcu, jeśli, powiedzmy, organizacja zmieniła swój adres, ale nie poinformowała o tym swojego dostawcy, wystawione przez nią faktury będą zawierały nieaktualne informacje o adresie kupującego. A to stanie się przeszkodą w odliczeniach podatkowych. Albo np. organizacja, wiedząc o niestabilnej sytuacji swojego banku, zdecydowała się otworzyć nowy rachunek, ale nie poinformowała w porę kupującego o zmianach. A on z kolei spłacił dług wynikający z umowy problematycznemu bankowi. A kupujący nie będzie tu winien, a dług wobec dostawcy zostanie uznany za spłacony. I nie ma znaczenia, że dostawca np. nie będzie mógł odzyskać pieniędzy ze swojego konta w upadłym banku.

Szczególne znaczenie ma terminowe informowanie kontrahentów o zmianach w ich danych. To nie przypadek, że umowy często przewidują, że kontrahent ma obowiązek powiadomić stronę przeciwną o zmianie swoich danych w rozsądnym terminie.

Pismo informacyjne dotyczące zmiany szczegółów: próbka

Z reguły dane organizacji znajdują się na karcie klienta, którą firma na żądanie przesyła swoim kontrahentom. W związku z tym, jeśli dane ulegną zmianie, możesz wysłać zaktualizowaną wersję takiej karty.

Możesz jednak wysłać także powiadomienie do swoich kontrahentów o zmianach w szczegółach. W razie potrzeby fakt wysłania takiego pisma może zostać udokumentowany. Na przykład wysyłając informację listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub zaznaczając potwierdzenie odbioru podczas osobistego doręczania pisma.

Organizacja samodzielnie określa formę listu. Wskazuje informacje, które mogą ulec zmianie, a także datę, od której zmiany mają obowiązywać. Pismo takie może być skierowane albo do konkretnego kontrahenta (wtedy jego nazwa jest wskazana w nagłówku), albo do nieokreślonej liczby osób.

Aby otrzymać list informacyjny dotyczący zmiany danych bankowych organizacji, podajemy próbkę sposobu jego wypełnienia.

Pismo o zmianie szczegółów– dokument sporządzany w przypadku zmiany nazwy organizacji, adresu pocztowego lub prawnego, danych bankowych, zmiany dyrektora itp. List taki odnosi się do oficjalnej korespondencji biznesowej i jest aktywnie wykorzystywany w obiegu dokumentów pomiędzy firmami.

Do kogo mam napisać w sprawie zmiany szczegółów?

Wiadomość ta służy do informowania partnerów/klientów/klientów/wierzycieli, a także zainteresowanych agencji rządowych i organów regulacyjnych o zaistniałych zmianach.

Ważne wyjaśnienie: dziś nie ma potrzeby zgłaszania zmian w danych bankowych do terytorialnego urzędu skarbowego na piśmie, ponieważ funkcja ta została przeniesiona na banki.

AKTA

Jeśli chodzi o pozostałych kontrahentów przedsiębiorstwa, w stosunku do nich pismo nie jest dobrowolne, ale obowiązkowe, gdyż konieczność powiadomienia o zmianie danych zawsze znajduje odzwierciedlenie w pisemnym stosunku umownym pomiędzy stronami. Najważniejsze jest, aby zrobić to terminowo, jeszcze lepiej z wyprzedzeniem, aby podczas praktycznej interakcji nie doszło do przykrych incydentów, takich jak wysłanie ważnych dokumentów na poprzedni adres czy przelew środków na stare konta.

Kto pisze pismo w sprawie zmiany danych organizacji

Zazwyczaj przygotowaniem takich pism zajmuje się radca prawny lub sekretarz organizacji, a także menedżerowie i pracownicy działów strukturalnych, którzy mają bezpośredni kontakt z kontrahentami. Ale niezależnie od tego, na czyją funkcję przypada ta odpowiedzialność, ważne jest, aby pracownik rozumiał podstawowe zasady pisania listów biznesowych.

Zasady kompilacji

List nie ma sztywnego, obowiązkowego, ujednoliconego wzoru, dlatego można go napisać w dowolnej formie, biorąc pod uwagę potrzeby i cele nadawcy. Jednak nadal musisz przestrzegać pewnych norm i standardów.

Na początku listu konieczne jest wskazanie nadawcy i adresata, a jeśli mówimy o adresacie, należy wpisać nie tylko nazwę firmy, ale także stanowisko konkretnego pracownika.
Następnie następuje część informacyjna wiadomości. Tutaj należy przekazać odbiorcy wiadomość o zmianie danych, wskazać nowe, a także przedstawić prośby związane z dokonanymi zmianami.

Ton listu powinien być uprzejmy, niezbyt suchy, ale w żadnym wypadku bezczelny. Należy kierować się stylem biznesowym i uważnie monitorować przestrzeganie zasad języka rosyjskiego, zwłaszcza pod względem słownictwa, gramatyki i interpunkcji.

Pismo o zmianie szczegółów można napisać odręcznie lub wydrukować komputerowo, ale w każdym przypadku musi zawierać „żywy” podpis kierownika organizacji wysyłającej lub innej upoważnionej osoby. Nie jest konieczne umieszczanie pieczątki na dokumencie, ponieważ Od 2016 r. osoby prawne mają prawo nie umieszczać pieczęci na dokumentacji papierowej.

Możesz napisać list

na zwykłej, standardowej kartce papieru A4
lub na papierze firmowym organizacji.

Ostatnia opcja jest lepsza, ponieważ nadaje dokumentowi solidność i wskazuje na oficjalny charakter przekazu.

Pismo może mieć tyle egzemplarzy, ile potrzeba do powiadomienia wszystkich zainteresowanych. Każda wysłana wiadomość musi być odnotowana w dzienniku rejestracji wychodzącej, aby w przypadku nieporozumień z kontrahentem nadawca miał informację o dacie wysłania wiadomości.

Przykład napisania pisma w sprawie zmiany danych organizacji

Wypełnianie nagłówka listu

Na górze wiadomości najpierw wskazany jest nadawca, czyli jest on wprowadzany
- pełna nazwa organizacji (zgodnie z dokumentami rejestracyjnymi),
- adres i numer telefonu do kontaktu.
Następnie wprowadź informacje o odbiorcy:
- jego nazwa
- oraz konkretną osobę, do której adres jest bezpośrednio kierowany (stanowisko, nazwisko, imię i nazwisko rodowe).
Następnie wskazywana jest data sporządzenia pisma oraz jego numer zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów.
Poniżej, pośrodku wiersza, wpisana jest nazwa dokumentu.

Wypełnienie treści pisma o zmianie szczegółów

W pierwszej kolejności odbiorca zostaje poinformowany o zmianie danych i wskazane jest, które dane uległy zmianie. Wpisuje się tu także datę, od której poprzednie dane utraciły znaczenie.
Następnie należy wskazać wszelkie żądania nadawcy dotyczące przeszłych i przyszłych dokumentów w związku ze zmienionymi danymi.
Na koniec pismo musi zostać podpisane, wraz z transkrypcją podpisu i wskazaniem stanowiska podpisującego.

Jak wysłać list

Ponieważ szczegóły są najważniejszą częścią oficjalnej dokumentacji, wskazane jest przesyłanie pism o wszelkich zmianach z nimi związanych w „naturalnej” formie. Dzięki temu możliwe jest rzetelne przekazanie informacji o nowych szczegółach kontrahentom, zwłaszcza jeśli wysyłasz te wiadomości listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

W ostateczności możesz połączyć różne opcje wysyłki: na przykład połączyć wiadomość e-mail lub faks z wysłaniem pocztą rosyjską. Z jednej strony umożliwi to możliwie najszybsze powiadomienie partnerów o zmianach, z drugiej zaś da nadawcy dowód, że odpowiednie pismo zostało do niego terminowo wysłane i dotarło do adresata.

Kiedy firma przestaje korzystać z usług poprzedniego banku i otwiera konto w nowym, ma obowiązek ostrzec kontrahentów. Do partnerów i klientów firmy wysyłane jest pismo w sprawie zmiany danych bankowych organizacji, wzór takiego pisma można pobrać w załączniku.

Uwaga! Znajdujesz się na profesjonalnej stronie internetowej zawierającej specjalistyczne treści prawne. Aby przeczytać ten artykuł, może być wymagana rejestracja.

Zawierając umowę obie strony transakcji podają informacje o sobie, w szczególności informacje bankowe. Jest to konieczne w przypadku rozliczeń bezgotówkowych z kontrahentem. W umowie określono także, w jakim przypadku uczestnik transakcji ma obowiązek przesłać powiadomienie o zmianie danych bankowych. Zatem przy zmianie banku powiadomienie o zmianie danych wysyłane jest do partnerów biznesowych i klientów firmy, a także do agencji rządowych. Aby poprawnie sporządzić dokument, użyj przykładowego pisma dotyczącego zmiany danych bankowych organizacji.

Do wszystkich kontrahentów firmy wysyłane jest pismo o zmianie danych bankowych

Powiadomienie o zmianie danych bankowych jest wiadomością istotną z prawnego punktu widzenia. Regulamin dotyczy tego dokumentu. Pismo o zmianie danych bankowych wysyłane jest na adres siedziby organu wykonawczego kontrahenta. Wysyłając, musisz zachować dowód, że firma wysłała powiadomienie. Jeżeli firma prowadzi ewidencję korespondencji wychodzącej, pismo należy zarejestrować w dzienniku.

Pismo informacyjne o zmianie danych bankowych wysyłane jest na adres:

partnerzy biznesowi firmy,
klienci,
dostawcy,
do klientów,
pozostali kontrahenci firmy.

Firma ma obowiązek powiadomić kontrahentów o zmianach danych. W szczególności informacje te należy przesłać do agencji rządowych, dla których są one niezbędne. O zmianach fiskus zostaje jednak powiadomiony przez bank, a nie przez samą spółkę.

42 przydatne dokumenty dla prawnika firmy

Wzór pisma w sprawie zmiany danych bankowych pomoże Ci prawidłowo sporządzić zawiadomienie.

Przygotowaniem pisma w sprawie zmiany danych bankowych zajmują się pracownicy, którzy w firmie odpowiadają za przesyłanie istotnej z prawnego punktu widzenia korespondencji. Zazwyczaj takie dokumenty przygotowuje dział prawny. Ale takie obowiązki można również powierzyć urzędnikom firmy itp. Aby niczego nie przeoczyć, możesz skorzystać z przykładu, jak napisać list w sprawie zmiany danych bankowych.

Podaj wymagane informacje w powiadomieniu o zmianie danych bankowych

Pismo o zmianie danych bankowych nie ma jednej zatwierdzonej formy. Dokument sporządzony jest w dowolnej formie. Istnieją jednak informacje, które muszą znaleźć się w tekście (patrz przykładowe zawiadomienie o zmianie danych bankowych):

Nazwij odbiorcę wiadomości. Piszą nie tylko nazwę kontrahenta, ale także osobę odpowiedzialną, wymieniają nazwisko i stanowisko. Zwykle powiadomienie kierowane jest do kierownika organizacji kontrahenta. Ale może być jeszcze inna osoba, do której list powinien zostać wysłany. Kontrahent wskazuje taką osobę w umowie lub wyraźnie o tym informuje.

Należy zwrócić uwagę na datę i miejsce sporządzenia dokumentu.
Podaj nazwę swojej organizacji.
Powiedz nam, na czym polegają zmiany i na podstawie jakiego dokumentu są dokonywane. Ponieważ niniejsze pismo dotyczy zmiany danych bankowych, konieczne jest dokładne wskazanie nowych danych. Wyjaśnij, co adresat listu powinien zrobić w związku ze zmianami. Podaj także datę, od której poprzednie dane przestaną obowiązywać.
Zaznacz datę podpisania pisma i wskaż osobę odpowiedzialną, w imieniu której list jest wysyłany. Dokument musi zawierać jego podpis. Na przykład w przykładowym powiadomieniu o zmianie danych bankowych organizacja wskazała dyrektora generalnego firmy wysyłającej.

Powiadomienie kontrahentów o zmianach w danych bankowych należy do obowiązków firmy; kopia dokumentu będzie musiała zostać wysłana do każdego kontrahenta.

Bez pisma o zmianie danych bankowych nie można żądać kary za brak płatności

Jeżeli firma nie powiadomi niezwłocznie o zmianie danych bankowych, nie będzie w stanie wygrać w sądzie sporu dotyczącego płatności, którą kontrahent przelał na nieaktywny rachunek. Przykładowo, jeśli kontrahent w terminie spłacił należną kwotę, ale przekazał ją zgodnie z wcześniejszymi szczegółami, spółka nie ma prawa żądać kary ani innych kar za nieterminową realizację. Ponieważ nie powiadomiła prawidłowo o konieczności przesłania środków na nowy rachunek, obowiązek dłużnika uważa się za spełniony.

Dlatego firma musi wysłać list do swoich kontrahentów w sprawie zmiany danych bankowych organizacji, z których można skorzystać. Pobierz przykładowe powiadomienie o zmianie danych bankowych i odpowiednio wcześnie powiadom partnerów biznesowych i klientów.

Załączone pliki

Przykładowy list informacyjny dotyczący zmiany danych bankowych organizacji.doc